檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢是什么
來源:m.lheraulttraitlibre.com 發(fā)布時間:2020年10月29日>
檔案數(shù)字化管理就是把傳統(tǒng)的以錄音帶、紙張、錄像帶等為存儲介質(zhì)的各類原始檔案資料,通過壓縮、掃描、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換為圖片文件、聲音文件與錄像文件等,再通過存儲管理技術(shù)把圖片與索引字段存儲在光盤庫、磁帶庫等各類大容量存儲介質(zhì)里,發(fā)布到廣域網(wǎng)、局域網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)、機關(guān)企事業(yè)單位內(nèi)部網(wǎng),便于使用者利用各種方便的查詢手段快速檢索所需要的檔案資料,實現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理的新興管理技術(shù)。隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,檔案數(shù)字化管理已成為一種管理趨勢,但同時也需要認清檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與不足,對其優(yōu)勢充分利用,對其不足不斷改進,使其更好地為現(xiàn)代社會發(fā)展服務(wù)。
一、數(shù)字檔案管理的優(yōu)勢
(一)加強備案制度的執(zhí)行力度。1983年4月,中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布《機關(guān)檔案工作條例》號規(guī)定:“機關(guān)工作中形成的具有保存價值的一切文件、資料,由文書部門或業(yè)務(wù)部門歸檔,并定期向檔案部門歸檔”。從上述規(guī)定可以看出,文書處理部門的整理(歸檔)是我國的一項基本制度。在傳統(tǒng)檔案管理中,檔案歸檔是檔案管理的重要一步,現(xiàn)代檔案管理也要求所有檔案都要歸檔。但到目前為止,在檔案管理工作中,部門備案的實施程度一直是要考慮的。許多單位檔案尚未構(gòu)建完善的部門歸檔制度,或者制度無效、執(zhí)行不力。個別部門只將零散材料一年幾次送相應(yīng)檔案負責(zé)人代本部門歸檔。但是檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)領(lǐng)域有限,每天都有大量的工作要做,可能對各個部門的工作內(nèi)容沒有透徹的了解,不可避免的無法保證提交的材料。但檔案數(shù)字化后,結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理,檔案人員將各部門已錄入計算機的文件資料統(tǒng)一歸檔編目,可以提高檔案歸檔質(zhì)量。
(二)可以縮短檔案資料整理的工作時間。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多是在固定的時間、固定的人員、固定的地點進行,完成檔案的鑒定、整理、歸檔需要花費大量的時間,有時會事半功倍。數(shù)字化檔案管理突破了原有辦公管理的局限,計算機成為現(xiàn)代辦公的主要方式。管理人員可以通過編碼和解碼完成電子檔案的存儲,也可以用不同的載體復(fù)制和存儲檔案。相關(guān)部門只能將需要歸檔的數(shù)據(jù)輸入電腦終端,通過后臺傳輸?shù)綑n案管理終端,管理人員可以使用電腦中設(shè)置的管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)歸檔,縮短了工作時間,簡化了操作,提高了工作質(zhì)量。
(3)提高了查詢效率。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展,產(chǎn)生了大量的檔案資源。手動查詢歸檔資源既耗時又繁瑣。實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理后,查詢者只需在指定頁面上搜索關(guān)鍵詞,就可以獲得所需信息,提高了查詢效率。工作人員也將有足夠的時間做基本工作,如整理和分類檔案資源。(四)加強原始紙質(zhì)檔案的保護。紙質(zhì)檔案數(shù)字化后,原件可以得到妥善保存,用數(shù)字副本代替原件可以實現(xiàn)檔案在工作中的利用,避免或減少對原始檔案的損壞,有效延長原始檔案的保存時間;尤其是那些歷史悠久的珍貴檔案資料,經(jīng)過數(shù)字化處理后,無疑會得到更好的保存。
二是檔案數(shù)字化管理的缺失
(一)檔案數(shù)字化管理具有一定的風(fēng)險。在信息技術(shù)普及的今天,網(wǎng)絡(luò)信息安全問題日益突出。計算機病毒和黑客的非法入侵都對計算機系統(tǒng)中的文件信息構(gòu)成了大的威脅,增加了文件安全管理的難度。此外,當一些文件轉(zhuǎn)換成電子文件時,主要使用電子編碼技術(shù)進行文件編輯。電子編碼技術(shù)在應(yīng)用中存在一定的缺陷。如果對原始憑證內(nèi)容進行修改,不會留下任何痕跡,相關(guān)管理人員也很難及時發(fā)現(xiàn)。所以對《檔案法》的違規(guī)行為要警惕。
(二)電子文件和檔案的存儲受到承運人的強烈限制。電子文件對硬件和軟件設(shè)備的依賴性很強。雖然電腦存儲設(shè)備容量很大,但也有幾何級數(shù)的電子文件耗盡的時候,電腦應(yīng)用軟件更新?lián)Q代很快。許多早期形成的文件在新的軟件和硬件環(huán)境下無法讀取。甚至是元素
(3)數(shù)字檔案的法律效力。檔案是原始記憶,具有證明功能和法律效力。然而,數(shù)字檔案有其特殊性,因為其內(nèi)容容易被修改,其內(nèi)容和載體容易分離,在真實性上存在“信任危機”。因此,數(shù)字檔案凸顯尷尬局面,難以成為法律面前合法有力的證據(jù)。
(4)工作人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高。因為數(shù)字檔案館和數(shù)字檔案信息管理必然會運用計算機軟硬件、掃描、存儲、數(shù)字圖像處理等現(xiàn)代技術(shù)來提升檔案管理的專業(yè)水平,不僅是懂得現(xiàn)代計算機技術(shù)的人能夠勝任并完成工作,只有一專多能的復(fù)合型人才才能勝任。因此,應(yīng)重視檔案的數(shù)字化和數(shù)字化檔案管理人員的培訓(xùn)。總之,21世紀隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案數(shù)字化管理是檔案發(fā)展的必然趨勢?,F(xiàn)代信息技術(shù)必將實現(xiàn)從人工檔案管理向自動化管理的轉(zhuǎn)變,從而提高管理效率,降低勞動強度,加快檔案傳輸速度。作為檔案管理者,要正確權(quán)衡數(shù)字化檔案管理的利弊,緊跟時代發(fā)展步伐,探索科學(xué)檔案管理的新思路和創(chuàng)新點方法,規(guī)范檔案信息管理,充分發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)資源的利用價值,以突出檔案工作的服務(wù)效率。
一、數(shù)字檔案管理的優(yōu)勢
(一)加強備案制度的執(zhí)行力度。1983年4月,中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布《機關(guān)檔案工作條例》號規(guī)定:“機關(guān)工作中形成的具有保存價值的一切文件、資料,由文書部門或業(yè)務(wù)部門歸檔,并定期向檔案部門歸檔”。從上述規(guī)定可以看出,文書處理部門的整理(歸檔)是我國的一項基本制度。在傳統(tǒng)檔案管理中,檔案歸檔是檔案管理的重要一步,現(xiàn)代檔案管理也要求所有檔案都要歸檔。但到目前為止,在檔案管理工作中,部門備案的實施程度一直是要考慮的。許多單位檔案尚未構(gòu)建完善的部門歸檔制度,或者制度無效、執(zhí)行不力。個別部門只將零散材料一年幾次送相應(yīng)檔案負責(zé)人代本部門歸檔。但是檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)領(lǐng)域有限,每天都有大量的工作要做,可能對各個部門的工作內(nèi)容沒有透徹的了解,不可避免的無法保證提交的材料。但檔案數(shù)字化后,結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理,檔案人員將各部門已錄入計算機的文件資料統(tǒng)一歸檔編目,可以提高檔案歸檔質(zhì)量。
(二)可以縮短檔案資料整理的工作時間。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多是在固定的時間、固定的人員、固定的地點進行,完成檔案的鑒定、整理、歸檔需要花費大量的時間,有時會事半功倍。數(shù)字化檔案管理突破了原有辦公管理的局限,計算機成為現(xiàn)代辦公的主要方式。管理人員可以通過編碼和解碼完成電子檔案的存儲,也可以用不同的載體復(fù)制和存儲檔案。相關(guān)部門只能將需要歸檔的數(shù)據(jù)輸入電腦終端,通過后臺傳輸?shù)綑n案管理終端,管理人員可以使用電腦中設(shè)置的管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)歸檔,縮短了工作時間,簡化了操作,提高了工作質(zhì)量。
(3)提高了查詢效率。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展,產(chǎn)生了大量的檔案資源。手動查詢歸檔資源既耗時又繁瑣。實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理后,查詢者只需在指定頁面上搜索關(guān)鍵詞,就可以獲得所需信息,提高了查詢效率。工作人員也將有足夠的時間做基本工作,如整理和分類檔案資源。(四)加強原始紙質(zhì)檔案的保護。紙質(zhì)檔案數(shù)字化后,原件可以得到妥善保存,用數(shù)字副本代替原件可以實現(xiàn)檔案在工作中的利用,避免或減少對原始檔案的損壞,有效延長原始檔案的保存時間;尤其是那些歷史悠久的珍貴檔案資料,經(jīng)過數(shù)字化處理后,無疑會得到更好的保存。
二是檔案數(shù)字化管理的缺失
(一)檔案數(shù)字化管理具有一定的風(fēng)險。在信息技術(shù)普及的今天,網(wǎng)絡(luò)信息安全問題日益突出。計算機病毒和黑客的非法入侵都對計算機系統(tǒng)中的文件信息構(gòu)成了大的威脅,增加了文件安全管理的難度。此外,當一些文件轉(zhuǎn)換成電子文件時,主要使用電子編碼技術(shù)進行文件編輯。電子編碼技術(shù)在應(yīng)用中存在一定的缺陷。如果對原始憑證內(nèi)容進行修改,不會留下任何痕跡,相關(guān)管理人員也很難及時發(fā)現(xiàn)。所以對《檔案法》的違規(guī)行為要警惕。
(二)電子文件和檔案的存儲受到承運人的強烈限制。電子文件對硬件和軟件設(shè)備的依賴性很強。雖然電腦存儲設(shè)備容量很大,但也有幾何級數(shù)的電子文件耗盡的時候,電腦應(yīng)用軟件更新?lián)Q代很快。許多早期形成的文件在新的軟件和硬件環(huán)境下無法讀取。甚至是元素
(3)數(shù)字檔案的法律效力。檔案是原始記憶,具有證明功能和法律效力。然而,數(shù)字檔案有其特殊性,因為其內(nèi)容容易被修改,其內(nèi)容和載體容易分離,在真實性上存在“信任危機”。因此,數(shù)字檔案凸顯尷尬局面,難以成為法律面前合法有力的證據(jù)。
(4)工作人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高。因為數(shù)字檔案館和數(shù)字檔案信息管理必然會運用計算機軟硬件、掃描、存儲、數(shù)字圖像處理等現(xiàn)代技術(shù)來提升檔案管理的專業(yè)水平,不僅是懂得現(xiàn)代計算機技術(shù)的人能夠勝任并完成工作,只有一專多能的復(fù)合型人才才能勝任。因此,應(yīng)重視檔案的數(shù)字化和數(shù)字化檔案管理人員的培訓(xùn)。總之,21世紀隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案數(shù)字化管理是檔案發(fā)展的必然趨勢?,F(xiàn)代信息技術(shù)必將實現(xiàn)從人工檔案管理向自動化管理的轉(zhuǎn)變,從而提高管理效率,降低勞動強度,加快檔案傳輸速度。作為檔案管理者,要正確權(quán)衡數(shù)字化檔案管理的利弊,緊跟時代發(fā)展步伐,探索科學(xué)檔案管理的新思路和創(chuàng)新點方法,規(guī)范檔案信息管理,充分發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)資源的利用價值,以突出檔案工作的服務(wù)效率。
下一條:
城市社區(qū)檔案管理的方法講解
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