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檔案是人們在社會活動中形成的歷史記錄，客觀地記錄了人們在政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等方面的歷史發(fā)展過程。隨著經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展，檔案的文化和社會屬性逐漸加強(qiáng)，利用的范圍和對象逐漸擴(kuò)大。檔案在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的各個領(lǐng)域發(fā)揮著越來越重要的作用，查詢和利用的頻率越來越高。隨著社會信息化的加快，信息已經(jīng)成為人類社會經(jīng)濟(jì)活動的必要資源。隨著信息技術(shù)推廣的快速發(fā)展和應(yīng)用，信息產(chǎn)業(yè)已經(jīng)成為國民經(jīng)濟(jì)中具活力的部門和重要的支柱產(chǎn)業(yè)之一。檔案作為一種原生信息資源，其重要性越來越突出，檔案數(shù)字化建設(shè)是信息技術(shù)發(fā)展的必然要求。另一方面，國家對信息資源開發(fā)重視程度的提高，促進(jìn)了檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。檔案數(shù)字化建設(shè)是適應(yīng)時代潮流和發(fā)展的新舉措和新要求，是當(dāng)前檔案工作者一項(xiàng)十分重要而緊迫的任務(wù)。

目前，大多數(shù)檔案館存儲的檔案信息主要以紙張、縮微膠片和底片的形式存在，只適用于傳統(tǒng)的管理和傳播方式，即人工管理和點(diǎn)對點(diǎn)傳播。即使經(jīng)過編輯研究、編輯印刷檔案、實(shí)現(xiàn)點(diǎn)對點(diǎn)傳播等初步處理，其覆蓋面仍然太小，難以跟上現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展進(jìn)程。同時，檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價值和社會價值難以充分實(shí)現(xiàn)，更難以適應(yīng)社會管理日益數(shù)字化的現(xiàn)狀。傳統(tǒng)的檔案保管和利用方式日益受到限制，加快檔案管理的數(shù)字化勢在必行。

一、檔案數(shù)字化的含義和主要內(nèi)容

(一)數(shù)字檔案的含義。

檔案數(shù)字化建設(shè)是指在檔案管理部門的統(tǒng)一組織下，計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新信息技術(shù)在檔案管理活動中的綜合應(yīng)用。數(shù)字檔案管理是一個新事物。與傳統(tǒng)管理相比，它在優(yōu)化管理者知識結(jié)構(gòu)、團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)、提高管理者素質(zhì)、促進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用、保護(hù)原始紙質(zhì)檔案和改進(jìn)其利用方式等方面具有特殊意義。

(二)數(shù)字檔案館的主要內(nèi)容

檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄信息的數(shù)字化和檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建立;載體文件的數(shù)字化，如紙質(zhì)文件、縮微品、照片文件、音頻和視頻文件等。并建立文件圖像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫;檔案專題信息的收集與數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

二、數(shù)字檔案的意義

(一)提高工作效率

檔案是一種豐富的信息資源，它記錄了各個歷史時期社會發(fā)展的全過程，匯集了各方面豐富多彩的知識。傳統(tǒng)檔案的存儲載體大多是紙張。如果紙質(zhì)檔案存儲了豐富的記錄和大量的檔案信息資源，那么檔案的數(shù)量、質(zhì)量和占用的空間都將非常大。這些檔案要想得到整理、保管好、充分利用和發(fā)揮作用，專門從事檔案收集工作的同志必須承擔(dān)許多繁瑣的任務(wù)，冗余勞動多，勞動強(qiáng)度大。檔案數(shù)字化處理后，利用計算機(jī)等現(xiàn)代手段管理檔案，可以事半功倍效果，從而使檔案管理人員從繁重的體力勞動中解放出來，集中精力開發(fā)利用檔案和信息資源，提高工作效率，提高工作質(zhì)量。

(二)有效保護(hù)原始紙質(zhì)文件

我們現(xiàn)有的珍貴文獻(xiàn)和檔案記錄了每個地方的燦爛文化和悠久歷史，必須妥善保存，并通過各種手段延長保存期限。過去的材料和現(xiàn)在的紙質(zhì)材料很難達(dá)到這個目的。檔案數(shù)字化可以有效保護(hù)原始檔案。通過制作數(shù)字拷貝代替原件并妥善保存原件，可以有效延長原件的保存時間;數(shù)碼副本異地存放，縮微膠片導(dǎo)出久保存，防止長時間閱讀造成字跡模糊或破損，甚至在天災(zāi)人禍的情況下造成毀滅性的破壞，從而達(dá)到保護(hù)功能，從根本上保護(hù)和利用原件，發(fā)揮珍貴文件和檔案的價值。

(三)改進(jìn)使用方式

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化也可以提高檔案的利用率。經(jīng)過數(shù)字處理的“孤兒”文件可以被計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)查詢和利用，并且可以被所有需要它的人同時共享?！肮聝骸辈辉偈且粋€限制;檔案數(shù)字化后，開放的檔案將上線，讓所有利用者人可以隨時在線使用檔案信息資源，“時間”不再是一個限制;數(shù)字圖像文件可以通過計算機(jī)局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)在不同的地方傳輸，這使得在不同的地方訪問和利用它們成為可能，擴(kuò)大了文件的利用空間，允許更多的人理解和利用文件，消除了過去在利用者不同地方搜索文件的麻煩，“空間”不再是一個限制。

(4)豐富檔案網(wǎng)站的內(nèi)容

大多數(shù)檔案館都有自己的檔案網(wǎng)站，公開一些業(yè)務(wù)動態(tài)信息、編研成果和開放檔案信息。但由于業(yè)務(wù)單一、人員不足等諸多原因，內(nèi)容匱乏，更新少且慢?，F(xiàn)在，通過對豐富的館藏檔案進(jìn)行信息化和數(shù)字化，然后通過識別、分類和分階段逐步豐富到檔案網(wǎng)站，可以有效解決所有檔案網(wǎng)站普遍存在的在線信息資源缺乏的問題，也可以使藏在閨房里的檔案寶藏重新見天日，發(fā)揮其應(yīng)有的價值。

(5)加快數(shù)字檔案館建設(shè)

數(shù)字檔案館是21世紀(jì)檔案館的發(fā)展方向，是指利用計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和相關(guān)軟件技術(shù)對檔案進(jìn)行信息收集、處理、存儲、檢索和傳輸?shù)男畔⒐芾硐到y(tǒng)。相對于電子政務(wù)，可以稱之為電子檔案，相對于傳統(tǒng)的實(shí)物檔案，也可以稱之為虛擬檔案。建設(shè)數(shù)字檔案館，需要建立檔案局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案辦公自動化，與政務(wù)網(wǎng)連接，在互聯(lián)網(wǎng)上建立公共網(wǎng)站等網(wǎng)絡(luò)和軟硬件支持。但核心內(nèi)容是建立數(shù)據(jù)庫，將檔案一一記錄下來，這是數(shù)字檔案館建設(shè)的瓶頸。由于工作量巨大，盡快對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理是傳統(tǒng)檔案走向數(shù)字化的基礎(chǔ)工作和必由之路。

綜上所述，隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案數(shù)字化顯示出越來越多的優(yōu)勢。我們應(yīng)充分認(rèn)識檔案管理數(shù)字化的意義，更多地考慮如何加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)。然而，檔案數(shù)字化是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，我們在推進(jìn)的過程中會遇到各種困難和挑戰(zhàn)。面對諸多問題，必須不斷探索研究新方法，分析新情況，解決新問題，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程。