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隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案數(shù)量逐年增加。在成千上萬的傳統(tǒng)檔案中準確、快速地找到自己需要的檔案，就像大海撈針。在科技日新月異的時代，檔案數(shù)字化建設需要更加廣泛推廣。傳統(tǒng)檔案包括紙質(zhì)檔案、視聽檔案和實物檔案，而數(shù)字檔案則利用計算機、掃描技術(shù)、多媒體等新技術(shù)——，將原有的檔案資源轉(zhuǎn)化制成可存儲在計算機網(wǎng)絡中的數(shù)字和電子檔案信息。然后通過整理目錄、摘要、索引等方式對電子檔案進行管理。方法詳細，為檔案查詢、檢索和利用提供數(shù)字化服務。它的整個操作過程主要是在計算機網(wǎng)絡上進行，可以存儲起來，形成一個系統(tǒng)的檔案信息庫，及時為人們提供信息，實現(xiàn)資源共享。

首先，為什么需要數(shù)字化檔案

檔案是在人們的社會生活中形成的，具有多種形式和載體的具有保存價值的歷史記錄。它們在人們的日常工作和生活中也發(fā)揮著重要的作用，檔案管理的重要性毋庸置疑。

傳統(tǒng)的檔案信息主要是紙質(zhì)文件，放在檔案室，查找和調(diào)用都需要時間。數(shù)字檔案館掃描原始檔案后，可以快速方便地將信息輸入計算機數(shù)據(jù)庫，并利用網(wǎng)絡存儲檔案信息，檢索快捷方便，實時同步備份，存儲空間小，維護方便安全，借助計算機的網(wǎng)絡特性，可以更方便地被整個單位、地區(qū)、全國乃至全世界使用。網(wǎng)絡信息社會的檔案事業(yè)也將朝著多樣化、先進性和開放性的方向發(fā)展，檔案數(shù)字化建設是大勢所趨。

檔案數(shù)字化建設的作用檔案數(shù)字化在檔案的先進管理、利用和傳播中發(fā)揮著重要作用。

(一)數(shù)字檔案館保護檔案的原貌。

1.電子處理。從人類歷史和文明的角度來看，檔案是有價值的歷史文獻，而傳統(tǒng)的檔案存儲方式主要以紙張、縮微膠片、照片音像等形式存在。由于其載體的固有性質(zhì)，容易損壞甚至丟失原始檔案，保存的安全系數(shù)不高。然而，經(jīng)過電子化處理和計算機網(wǎng)絡存儲后，不僅可以替代原始檔案，而且可以大限度地延長其存儲時間。

2.數(shù)字備份和保存。對于那些需要長期或久保存的重要文件，流行的數(shù)據(jù)備份方法可以用于云存儲或多副本存儲。

3.圖像處理技術(shù)?；謴驮紮n案材料中容易模糊和褪色的文字部分，修復污損和不完整的照片檔案。文件經(jīng)過計算機掃描后，可以形成數(shù)字圖像，然后利用現(xiàn)代圖像處理技術(shù)恢復一些模糊褪色的筆跡。

(2)檔案數(shù)字化可以使原始檔案得到更大范圍的利用，甚至改變其利用方式。

1.打破“孤兒”的界限。不再拘泥于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的“一份一處”，也避免了繁瑣的復制和轉(zhuǎn)移文件的程序。一個文件可以同時提供給多個需要的人，覆蓋面和社會化程度都有所擴大，有效實現(xiàn)了資源共享。

2.可以在不同地區(qū)之間傳輸，可以在不同的時間和空間訪問。利用互聯(lián)網(wǎng)可以在不同地區(qū)之間傳輸不同形式的檔案，從而擴大檔案的利用空間，縮短檔案的傳輸時間，節(jié)約傳輸成本。

3.提高文件查詢和檢索的速度。利用計算機的高速檢索功能和高科技處理能力，可以在短時間內(nèi)從海量數(shù)據(jù)中快速準確地找到數(shù)據(jù)。