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  隨著社會信息化的迅速發(fā)展，很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。檔案是國家的重要信息資源，建立數(shù)字化檔案資源體系是檔案工作適應時代發(fā)展要求、滿足各領(lǐng)域廣泛需求的有力體現(xiàn)。

  紙質(zhì)文件數(shù)字化主要是指使用文件掃描儀等專業(yè)設(shè)備對紙質(zhì)文件進行加工，要求一頁一頁，一年一年有序加工。在這里，紙質(zhì)文件的數(shù)字化加工工作分為三個階段:掃描加工前、掃描加工中和掃描加工后。分階段介紹，在具體工作中提出一些建議。

  (一)掃描加工前階段

  這個階段是數(shù)字工作開展前的準備階段，是這個工作的起步階段，也是關(guān)鍵階段。如果這個階段的工作做得好，就會為后期工作打下良好的基礎(chǔ)。準備內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案準備、基礎(chǔ)設(shè)施準備、人員準備和相應的管理制度改進。

  1.紙質(zhì)檔案的準備。很多檔案工作人員都有很強的工作熱情和責任感，希望盡快完成工作。這種想法是好的，但不能盲目推進。在紙質(zhì)檔案準備好之前，不要進入下一階段，在紙質(zhì)檔案按照檔案整理規(guī)則完成標準的歸檔整理后進行。如果紙質(zhì)檔案整理不合格，會進行數(shù)字掃描，所以紙質(zhì)檔案一旦需要重新調(diào)整，必然會影響相應的數(shù)字檔案調(diào)整。檔案整理人員要能熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，整理工作包括歸檔、歸檔鑒定、保管期限等。

  2.基礎(chǔ)設(shè)施的準備。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作需要相應的設(shè)備和場所。數(shù)字化加工場所應該有足夠的空間和合理的布局。如果條件允許，可以配備消防系統(tǒng)、門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機和存儲介質(zhì)(如磁帶、磁盤、光盤等。).有條件的單位可以配備服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)字相機等。數(shù)字化加工工作也需要相應的軟件系統(tǒng)支持，如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等。

  3.人員準備。檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員應積極向單位領(lǐng)導匯報反映工作程序和需求，制定工作計劃，確定工作形式(獨立加工或外包業(yè)務(wù))，制定實施方案，成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導小組。工作人員要求責任心強，細心細致，能夠嚴格控制質(zhì)量，實施數(shù)字化加工過程的全過程管理。

  4.管理制度的完善。科學、規(guī)范、可行的工作制度可以保證這項工作的順利有序進行。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工涉及崗位、場地、設(shè)備、數(shù)據(jù)、檔案實體等。要做好這項工作，就要從“檔案數(shù)字化工作管理辦法”、“數(shù)字化工作流程”、“檔案信息保密管理制度”、“檔案數(shù)字驗收工作規(guī)則”、“數(shù)字化工作制度”、“設(shè)備管理制度”等幾個方面制定相應的制度。