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  文件數(shù)字化加工時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)?

  1、文件數(shù)字化加工過程中的技術(shù)問題

  文件數(shù)字化過程需要應(yīng)用于各種技術(shù)。在技術(shù)的相互作用下，實(shí)現(xiàn)了大量的文件資源共享和共建功能。在這種情況下，標(biāo)準(zhǔn)化處理數(shù)據(jù)是文件數(shù)字化過程的關(guān)鍵，也是值得注意的問題之一。一方數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)一旦出現(xiàn)偏差或數(shù)據(jù)不規(guī)范，會對文件數(shù)字化加工的整體效果產(chǎn)生很大影響，增加資源共享的難度。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)差與文件數(shù)字化加工過程中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)密切相關(guān)，因此需要技術(shù)人員和相關(guān)文件數(shù)字化加工人員盡可能避免這種現(xiàn)象。

  通過相互兼容的系統(tǒng)加工，防護(hù)系統(tǒng)相互攻擊和排斥。此外，在文件數(shù)字化過程中，設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國際標(biāo)準(zhǔn)和中國中文信息資源標(biāo)準(zhǔn)。文件數(shù)字化加工的目的是將區(qū)域文件館相互連接，實(shí)現(xiàn)全國文件館和全球文件館的整合，從而實(shí)現(xiàn)資源共享功能。因此，在這一要求下，在文件數(shù)字化加工過程中，操作的標(biāo)準(zhǔn)性決定了該目標(biāo)是否能夠完成，并根據(jù)相應(yīng)的數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)資源選擇標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)，以確保文件數(shù)字化和順利進(jìn)行。

  2、文件數(shù)字化加工過程中的質(zhì)量問題

  辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)在社會上應(yīng)用了很長時(shí)間，但大多數(shù)應(yīng)用企業(yè)或個(gè)人并不重視檔案的數(shù)字化管理。此外，由于過去數(shù)據(jù)管理模式和企業(yè)管理系統(tǒng)的影響，檔案的數(shù)字化利用率較低。計(jì)算機(jī)在整個(gè)檔案數(shù)字化加工過程中，通過人工輸入，作為文字輸入、編輯和打印的功能。檔案數(shù)據(jù)不僅包括眼前的數(shù)據(jù)，還包括網(wǎng)絡(luò)上大量的數(shù)據(jù)檔案。這種工作方式不僅浪費(fèi)人工資源，而且對發(fā)展質(zhì)量影響很大。

  檔案數(shù)字化加工過程對質(zhì)量要求較高，應(yīng)選擇合適的設(shè)備。在工作過程中，不僅要把質(zhì)量放在一位，還要保證檔案流失。數(shù)字處理設(shè)備、相機(jī)、速拍儀的合理選擇，可以在一定程度上保證檔案數(shù)字化加工過程中的質(zhì)量。

  為了保證數(shù)字產(chǎn)品的高質(zhì)量，應(yīng)選擇高速文檔掃描儀等設(shè)備，以確保實(shí)體檔案便于拆卷和恢復(fù)。

  3、文件數(shù)字化加工過程中的安全問題

  檔案數(shù)字化加工過程的主要內(nèi)容是安全，可以反映檔案信息載體的安全性，也可以反映檔案安全傳輸對檔案數(shù)字化過程的重要性。首先，載體安全是指計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，即軟件對信息存儲功能的安全性和計(jì)算機(jī)對信息安全的影響。其次，傳輸安全主要是指網(wǎng)絡(luò)防御能力，即對黑客和病毒的防御能力。黑客和病毒一旦發(fā)生，信息就會泄露，嚴(yán)重?fù)p害加工過程的整體效率。因此，信息安全是為了保證檔案數(shù)字化加工過程的質(zhì)量和質(zhì)量能夠按時(shí)完成。

  針對這一現(xiàn)象，筆者認(rèn)為，在檔案數(shù)字化加工過程中，應(yīng)利用技術(shù)和手段設(shè)置密集的防御系統(tǒng)，加強(qiáng)訪問控制功能。增強(qiáng)安全意識，建立章程制度，明確個(gè)人責(zé)任，重視檔案安全保密。加強(qiáng)檔案搬運(yùn)過程中的安全管理機(jī)制，確保檔案安全，建立監(jiān)控系統(tǒng)和防盜系統(tǒng)，設(shè)立監(jiān)控人員，確保檔案安全。做好檔案掃描資金的準(zhǔn)備工作，合理使用數(shù)字設(shè)備，確保原件的完整性。嚴(yán)格按照規(guī)范的數(shù)字化加工現(xiàn)場進(jìn)行管理，工作人員只有在有磁卡的情況下才能進(jìn)行。

  檔案數(shù)字化加工過程需要考慮方方面面，需要成熟的管理體系和監(jiān)管體系，關(guān)注檔案數(shù)字化加工過程的安全性、質(zhì)量和技術(shù)問題，為檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。