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  一、檔案整理的基本概念

  案卷:幾個相互關(guān)聯(lián)的文件組合裝訂成案卷，是檔案歸檔的基本單位。案卷包括封面、目錄、文件內(nèi)容和封底。

  文件：案卷中的每一份獨(dú)立材料稱為一份文件。

  (1)發(fā)布文件：行政機(jī)關(guān)和其他單位在行政活動或者公務(wù)活動中產(chǎn)生的文件，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照法定程序和規(guī)范格式制定。包括學(xué)校發(fā)布的文件和上級單位發(fā)布的文件，發(fā)布的文件與其文件編號一一對應(yīng)，這是獨(dú)一的。學(xué)校發(fā)布的文件包括文件正文、正文附件、發(fā)布文件和發(fā)布文件中相關(guān)附件的簽名和報(bào)告。在備案年度內(nèi)，應(yīng)提交本單位的所有發(fā)布和重要簽名。

  (2)收據(jù):單位和部門收到上級機(jī)關(guān)出具的需要辦理或普發(fā)的文件(即上級文件)。在上級文本中，指導(dǎo)文件是學(xué)校的主要?dú)w檔對象。

  二、檔案整理原則

  檔案整理應(yīng)保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的基礎(chǔ)，便于檔案的保管和利用。文件應(yīng)在來源、時間、內(nèi)容和形式等方面保持相關(guān)性。

  文件的來源是文件的形成單位，它反映了文件的重要性和部門的能活動，是文件之間的主要聯(lián)系。

  文件是圍繞特定問題生成的，文件形成者的特定活動構(gòu)成文件的內(nèi)容聯(lián)系。將材料從同一問題開始，有利于保持文件內(nèi)容的完整性，是文件之間密切的聯(lián)系。

  時間是指文件的形成時間。文件按年度劃分。同一年度的文件按順序排列在一起，有助于系統(tǒng)地理解和掌握文件形成的歷史階段和背景。

  形式是指文件的文種和載體形式，在整理時要考慮文件的文種和載體。