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  一、人事檔案整理要求。

  1.整理人事檔案的人員還要求建立所在單位的電子檔案，填寫《人事變動(dòng)統(tǒng)計(jì)表》，并定期向集團(tuán)人力資源部報(bào)告。

  2.人事檔案的整理必須認(rèn)真識別、分類準(zhǔn)確、安排有序、目錄清晰、裝訂整齊。通過整理，每個(gè)檔案都能滿足完整、真實(shí)、組織、簡潔、實(shí)用的要求。

  3.整理人事檔案的人員必須熟悉整理人事檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。

  二、整理檔案工作中應(yīng)注意的事項(xiàng)。

  1.在整理檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙，以確保檔案的安全。不能隨便討論和泄露人事檔案內(nèi)容。

  2.未經(jīng)允許，不得涂改、提取或偽造檔案材料。

  3.不得擅自處理或銷毀檔案材料。

  4.加強(qiáng)檔案材料管理，防止檔案材料丟失和人事檔案內(nèi)容泄露。

  3.整理前需要做的準(zhǔn)備工作。

  1.人事檔案材料的準(zhǔn)備。

  整理前，應(yīng)全面收集管理的人事檔案。

  2.人員準(zhǔn)備。

  檔案材料多，人員少的單位，整理任務(wù)重的時(shí)候需要調(diào)動(dòng)人員集中整理。選擇具有一定人事工作業(yè)務(wù)知識、寫作整齊的人員。調(diào)動(dòng)人員的數(shù)量可以根據(jù)文件的數(shù)量來確定。

  3.物質(zhì)準(zhǔn)備。

  (1)整理室。整理人事檔案需要進(jìn)行識別、分類、目錄登記、復(fù)制等，并要求安全保密。

  (2)工具。人事檔案的整理需要一些技術(shù)工，所以要配備一些整理工具。一般有打孔機(jī)、切紙機(jī)、剪刀、燕尾夾、鉤針、復(fù)印機(jī)等。

  (3)用品。整理人事檔案時(shí)，要準(zhǔn)備好符合標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案袋、目錄紙、分類紙、化學(xué)膠水等。同時(shí)，還應(yīng)準(zhǔn)備幾種整理工作中使用的登記表，如：整理人事檔案登記表、缺乏材料登記表等。

  四、整理檔案的基本步驟。

  整理人事檔案一般有六個(gè)步驟：

  一步，收集;

  第二步，分類;

  第三步，排序;

  第四步，編碼;

  第五步，裝訂;

  第六步，歸檔。

  五、人事檔案材料的裝訂與管理。

  1.人事檔案材料目錄與材料核對無誤;

  2.將完整的材料整理好，封裝在檔案袋里;

  3.檔案袋側(cè)面書寫檔案人姓名、部門、檔案號，書寫規(guī)范，書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范簡化字;

  4.將整理好的檔案直接放入檔案柜中，由專人保管。