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  一、紙質(zhì)檔案管理概況。

  在信息時(shí)代的環(huán)境下，紙質(zhì)檔案管理仍然發(fā)揮著不可或缺的作用，其在檔案管理中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、證明，首先要具有合法性和原始性。紙質(zhì)檔案管理往往具有以下特點(diǎn):

  1.檔案管理是檔案管理的基本要求。紙質(zhì)檔案具有獨(dú)特的特點(diǎn)，可以顯示檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，在多年的發(fā)展和成熟過程中，紙質(zhì)檔案逐漸形成了自己科學(xué)有效的管理機(jī)制，充分保證了檔案的原始性和獨(dú)特性。紙質(zhì)檔案是檔案記錄的原始內(nèi)容，不能改變或復(fù)制。

  2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲(chǔ)和檢索比較清晰，檔案管理人員的管理和搜索也比較簡單。紙質(zhì)檔案管理以紙張為檔案管理載體，無需任何數(shù)字化、現(xiàn)代化設(shè)備即可直接清晰顯示。在長期的檔案管理中，大多數(shù)檔案工作者更容易接受紙質(zhì)檔案管理模式。由于紙質(zhì)檔案管理在任何情況下都能實(shí)現(xiàn)檔案的搜索和利用，受客觀因素影響較小。

  3.紙質(zhì)檔案大的特點(diǎn)是存放時(shí)間長。紙質(zhì)檔案管理中不會(huì)有檔案使用次數(shù)限制和檔案使用期限限限制(不包括保密檔案的解秘時(shí)間)。中國是造紙的發(fā)明國，自紙張出現(xiàn)以來，一直被廣泛用作檔案保存的載體。紙張的主要材料是纖維素，具有很高的強(qiáng)度耐久性。雖然纖維素制成的紙張?jiān)谀承┣闆r下會(huì)被氧化或電解，但仔細(xì)管理和消除化學(xué)作用可以順利延長紙質(zhì)檔案的保存期。而且，中國保存了幾千年的古代書畫，是紙質(zhì)檔案管理耐久性的證明。

  二、電子檔案管理概述。

  電子檔案往往是指在信息時(shí)代，人們使用計(jì)算機(jī)、計(jì)算機(jī)硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學(xué)磁性材料作為檔案管理的存儲(chǔ)載體，是社會(huì)科技快速發(fā)展下的高科技產(chǎn)物。電子檔案管理作為當(dāng)今信息時(shí)代環(huán)境下新興的檔案管理手段，其智能化、現(xiàn)代化、信息化、電子化的管理。檔案管理不可避免地會(huì)受到信息時(shí)代環(huán)境的影響，因此也具有一些紙質(zhì)檔案不可替代的特點(diǎn):

  1.在電子檔案管理過程中，檔案存儲(chǔ)載體小，但存儲(chǔ)量大。電子檔案往往是通過現(xiàn)代信息技術(shù)將需要保存的檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案大的特點(diǎn)是占用的空間面積小。根據(jù)目前電子檔案管理的存儲(chǔ)載體量，U盤的存儲(chǔ)容量在1G到64G之間。如果以滿字A4紙為基本單位，U盤可存儲(chǔ)20480頁至1310720頁左右的A4紙檔案。它所占用的空間面積只有一個(gè)打火機(jī)大小。

  2.電子檔案管理可以多樣化。多樣化管理是通過存儲(chǔ)內(nèi)容的多樣化來實(shí)現(xiàn)的。電子檔案管理不僅是文本數(shù)據(jù)的管理，也是圖片、視頻、聲音等多媒體檔案的管理。這些文件可以存儲(chǔ)在同一個(gè)存儲(chǔ)載體上。這種存儲(chǔ)方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只能進(jìn)行文本檔案管理的情況，使檔案管理方式多樣化，檔案數(shù)據(jù)更加豐富。

  3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中時(shí)間和空間的局限性。電子檔案管理還可以在不同的地方管理檔案和共享檔案。由于信息時(shí)代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息存儲(chǔ)、處理、傳輸?shù)目梢暬涂陕牷?，打破了時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)了不同地方檔案的同時(shí)管理。

  三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合。

  (一)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性。

  紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合是由兩種檔案管理的特點(diǎn)和信息時(shí)代的環(huán)境發(fā)展決定的。紙質(zhì)檔案管理具有檔案管理的基本特點(diǎn)，也是檔案管理的基本模式。然而，它缺乏電子檔案管理中儲(chǔ)量大、攜帶方便、使用方便的特點(diǎn)。在信息時(shí)代，電子檔案管理模式已經(jīng)深深扎根于人們的心中，其電子特點(diǎn)是社會(huì)發(fā)展的必然選擇。然而，紙質(zhì)檔案管理長期以來有著科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無法替代的。因此，紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當(dāng)前信息時(shí)代具有不可替代的特點(diǎn)和作用。紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合是檔案管理的必然選擇。

  (2)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合。

  紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的整合主要是在檔案管理中實(shí)現(xiàn)兩者的“整合”。所謂“整合”，就是在檔案管理中采用紙質(zhì)檔案管理方法，也采用電子檔案管理方法。通過兩者優(yōu)勢的整合，保證兩者在管理工程中的無縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的優(yōu)勢相結(jié)合，形成檔案管理的方式。具體整合實(shí)施策略如下:

  1.保存的紙質(zhì)檔案可以通過拍照、復(fù)印、掃描等方式進(jìn)行信息處理，制作成相應(yīng)的電子檔案。

  2.建立健全紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的整合機(jī)制。檔案管理人員原則上應(yīng)按照整合機(jī)制進(jìn)行檔案管理。通常在查閱和檢索檔案時(shí)使用電子檔案，以減少紙質(zhì)檔案的磨損。

  3.向用戶展示兩者作為檔案的展示形式，以滿足用戶對檔案的需求。