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  一，概念

  檔案數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、視聽文件等傳統(tǒng)媒體文件和歸檔保存的電子檔案系統(tǒng)組織成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。檔案數(shù)字化管理是指在國家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和利用。

  二、功能。

  檔案數(shù)字化可以節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間，緩解倉庫壓力，減少頻繁使用檔案原件造成的磨損，妥善解決珍貴檔案文獻(xiàn)的使用問題，有利于保護(hù)檔案原件，特別是珍貴檔案的保存。它改變了檔案管理模式，重點(diǎn)是檔案實(shí)體的存儲(chǔ)和利用，重點(diǎn)是檔案信息的數(shù)字存儲(chǔ)和工作進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會(huì)化。

  三、檔案數(shù)字化管理的主要內(nèi)容。

  總之，數(shù)字化管理的主要內(nèi)容包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)。

  (1)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)。制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和指導(dǎo)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源識(shí)別、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、在線傳輸和管理，相當(dāng)于信息公路上的交通規(guī)則，對(duì)保證計(jì)算機(jī)管理檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通具有重要意義。

  (2)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和數(shù)字檔案設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基本條件。只有建立先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

  (3)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等。它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度和質(zhì)量，體現(xiàn)了檔案信息建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。

  (4)檔案信息資源建設(shè)。包括收集檔案的數(shù)字化和電子文件的收集和接收。檔案信息資源建設(shè)的主要形式包括收集檔案目錄中心的數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字檔案全文和特殊數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

  (5)人才建設(shè)。包括檔案專業(yè)人員、計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，特別是既了解檔案業(yè)務(wù)又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

  四、檔案數(shù)字化管理技術(shù)的發(fā)展趨勢。

  結(jié)合先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的多元化、網(wǎng)絡(luò)化、多媒體化、智能化、虛擬化。

  (1)物聯(lián)網(wǎng)。在檔案領(lǐng)域，物聯(lián)網(wǎng)作為一種新技術(shù)，在檔案領(lǐng)域應(yīng)用于不同層次：

  1.互動(dòng)檔案館。傳統(tǒng)的檔案館展廳都是簡單的展示模式，參觀者只是被動(dòng)地看展品和簡要介紹。利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以建立互動(dòng)檔案展廳，將傳統(tǒng)檔案變成互動(dòng)檔案。參觀者可以用手勢與實(shí)物檔案互動(dòng)，甚至讓檔案說話。2.煙霧報(bào)警系統(tǒng)。檔案倉庫安裝煙霧報(bào)警系統(tǒng)，分布式物聯(lián)網(wǎng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)建筑物不同區(qū)域氣流和溫度的全分散監(jiān)控。3.檔案倉庫管理。在未來的檔案倉庫管理模式中，倉庫中的每個(gè)實(shí)物檔案都攜帶=RFID標(biāo)簽，存儲(chǔ)實(shí)物檔案的存儲(chǔ)地點(diǎn)、來源、背景信息、內(nèi)容總結(jié)等信息。通過物聯(lián)網(wǎng)可以掌握每個(gè)項(xiàng)目的準(zhǔn)確位置和每個(gè)類型項(xiàng)目的數(shù)量。4.3D虛擬現(xiàn)實(shí)。檔案館利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提供全三維、逼真的數(shù)字檔案場景。用戶可以控制在場景中行走的路線，并與虛擬文件互動(dòng)。5.移動(dòng)辦公室。GPRS/TD/WSN(無線傳感器網(wǎng)絡(luò))適用于物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用，可隨時(shí)隨地使用移動(dòng)終端上傳查找文件信息。

  (2)云計(jì)算。網(wǎng)格技術(shù)長期以來一直受到檔案界人士的關(guān)注。云計(jì)算是由網(wǎng)格技術(shù)發(fā)展而來的，這也是云計(jì)算受到檔案界人士青睞的原因之一。另一個(gè)更重要的原因是云計(jì)算技術(shù)具有一些新的特點(diǎn)，其優(yōu)點(diǎn)是：一是經(jīng)濟(jì)實(shí)惠。它可以降低用戶計(jì)算機(jī)的成本和維護(hù)成本。第二，超級(jí)計(jì)算能力。云計(jì)算中的所有計(jì)算機(jī)都采用不同的方法搜索許多數(shù)據(jù)庫，為用戶提供盡可能完整的搜索結(jié)果。第三，數(shù)據(jù)安全性強(qiáng)。在云計(jì)算中，計(jì)算機(jī)的崩潰不會(huì)影響數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，因?yàn)樵茣?huì)自動(dòng)備份存儲(chǔ)數(shù)據(jù)。第四，以服務(wù)為中心。云計(jì)算用戶不需要攜帶文檔，只需要一臺(tái)計(jì)算機(jī)連接到網(wǎng)絡(luò)即可獲取相關(guān)信息和服務(wù)。

  (3)商業(yè)電子文件中心。商業(yè)電子文件中心是國外檔案保管的一種模式，提供簡單的文件管理服務(wù)、數(shù)字文件管理服務(wù)、數(shù)據(jù)保護(hù)和備份服務(wù)、文件信息銷毀服務(wù)等五種服務(wù)：綜合、廣泛、精細(xì)、靈活、個(gè)性化、設(shè)施優(yōu)良、技術(shù)先進(jìn)、安全。雖然商業(yè)電子文件中心已發(fā)展成為國外相對(duì)成熟的文件管理機(jī)構(gòu)，如ironmountain和recall是世界上大的商業(yè)文件中心。但在中國，盡管有這種商業(yè)文件中心，但絕大多數(shù)人對(duì)它的理解仍處于模糊階段，對(duì)其管理、服務(wù)水平和安全持懷疑態(tài)度。因此，商業(yè)文件中心在建立之初，為了獲得客戶的信任，必須以服務(wù)為根本目的，建立客戶認(rèn)可、更系統(tǒng)、安全、可行的文件、檔案管理服務(wù)體系，不斷加強(qiáng)體系建設(shè)，研究新時(shí)期的法律法規(guī)支持體系，逐步形成我國商業(yè)電子文件中心管理體系。