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  一、什么是檔案數(shù)字化管理。

  檔案數(shù)字化管理是通過(guò)壓縮、掃描、轉(zhuǎn)換等方式將傳統(tǒng)的原始檔案材料轉(zhuǎn)化為圖片文件、聲音文件和視頻文件，然后通過(guò)存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片和索引字段存儲(chǔ)在存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片和索引字段存儲(chǔ)在光盤庫(kù)、磁帶庫(kù)等各種大容量存儲(chǔ)介質(zhì)中，發(fā)布到廣域網(wǎng)、局域網(wǎng)、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)、機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)部網(wǎng)，方便用戶利用各種方便的查詢手段快速檢索所需的檔案，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的新興管理技術(shù)。隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已成為一種管理趨勢(shì)，但同時(shí)也需要認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理的優(yōu)缺點(diǎn)，充分利用其優(yōu)點(diǎn)，不斷改進(jìn)其不足，更好地服務(wù)于現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。

  二、檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)。

  (1)可以提高立卷制度的執(zhí)行力。1983年4月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案IT條例》規(guī)定：機(jī)關(guān)工作中形成的保存價(jià)值文件材料由文件部門或業(yè)務(wù)部門備案，并定期向檔案部門備案。從上述規(guī)定可以看出，文件處理部門整理(備案)是我國(guó)的基本制度。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案?jìng)浒甘菣n案管理的重要一步，現(xiàn)代檔案管理也要求所有檔案都要備案。但到目前為止，在檔案管理工作中，部門檔案的實(shí)施程度一直需要考慮，許多單位檔案室尚未建立健全的部門檔案制度，或制度是徒勞的，沒(méi)有很好的實(shí)施，個(gè)別部門每年只向檔案室相應(yīng)負(fù)責(zé)人發(fā)送幾次分散的信息，但檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)領(lǐng)域有限，同時(shí)每天有大量的工作要完成，每個(gè)部門的工作內(nèi)容可能不徹底理解，不可避免地不能保證提交材料的完整性和完整性。但檔案數(shù)字化后，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理，檔案員將各部門輸入計(jì)算機(jī)的文件數(shù)據(jù)統(tǒng)一編寫，提高檔案歸檔質(zhì)量。

  (2)它可以縮短文件整理的時(shí)間。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多是在固定的時(shí)間、固定的人員和固定的地點(diǎn)進(jìn)行的。檔案的識(shí)別、整理、歸檔等過(guò)程需要花費(fèi)大量的時(shí)間，賄賂時(shí)會(huì)事半功倍。檔案數(shù)字化管理突破了原有辦公管理的局限性。計(jì)算機(jī)已成為現(xiàn)代辦公的主要途徑。管理者可以通過(guò)編碼和解碼來(lái)存儲(chǔ)電子檔案，并可以使用不同的載體來(lái)復(fù)制和存儲(chǔ)檔案。相關(guān)部門]只能將需要?dú)w檔的數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)終端，并通過(guò)后臺(tái)傳輸?shù)綑n案管理終端，管理者可以利用計(jì)算機(jī)內(nèi)設(shè)置的管理系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)歸檔，縮短了工作時(shí)間，操作簡(jiǎn)單，提高了工作質(zhì)量。

  (3)提高了查詢效率。在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，產(chǎn)生了大量的檔案資源，如果依靠人工完成檔案資源查詢費(fèi)時(shí)、繁瑣。數(shù)字檔案管理實(shí)現(xiàn)后，查詢者只能在指定頁(yè)面上搜索關(guān)鍵詞，提高查詢效率。員工還將有大量的時(shí)間從事檔案資源的整理、分類等基礎(chǔ)工作。

  (4)加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案原件的保護(hù)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，原件可妥善保存，工作中檔案的使用可以用數(shù)字副本代替原件，避免或減少對(duì)原件的損壞，有效延長(zhǎng)原件的保存時(shí)間;特別是那些歷史悠久的珍貴檔案材料，數(shù)字處理無(wú)疑會(huì)更好地保存。