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  一、會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍。

  會(huì)計(jì)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、工資表、綜合管理等材料。

  二、會(huì)計(jì)檔案材料歸檔范圍。

  根據(jù)財(cái)政部、國家檔案局1998年發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍包括預(yù)算會(huì)計(jì)、中國建設(shè)銀行會(huì)計(jì)、企業(yè)會(huì)計(jì)、建設(shè)單位會(huì)計(jì)形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、工資表、綜合管理等會(huì)計(jì)專業(yè)資料。上級(jí)財(cái)務(wù)普遍性(非本單位)不辦理的文件;無效合同、協(xié)議、文件;未定稿、重份文件;無檢查利用價(jià)值的一般性。臨時(shí)文件不得歸檔。具體包括：

  (一)會(huì)計(jì)憑證類。

  包括現(xiàn)金憑證、銀行轉(zhuǎn)賬憑證、銷售憑證、成本核算、工資憑證等;

  會(huì)計(jì)憑證分為原始憑證和會(huì)計(jì)憑證：(企業(yè)會(huì)計(jì)中還有匯總憑證)

  1.原始憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)填寫的書面證明，是會(huì)計(jì)的原始依據(jù);原始憑證分為自制憑證和外部憑證。

  自制憑證由本單位填寫(如驗(yàn)收單、收據(jù)單、借款單)，外部憑證由外部單位、部門和個(gè)人取回。供應(yīng)商開具的發(fā)票、結(jié)算憑證、收款人開具的現(xiàn)金收據(jù)等。

  2.會(huì)計(jì)憑證由會(huì)計(jì)人員根據(jù)原始憑證編制，分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。企業(yè)也有匯總憑證。

  綜上所述：會(huì)計(jì)憑證歸檔范圍包括：原始憑證和會(huì)計(jì)憑證、匯總憑證等會(huì)計(jì)憑證。

  (2)會(huì)計(jì)賬簿類。

  會(huì)計(jì)賬簿是全面、連續(xù)地記錄和反映各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的書籍。會(huì)計(jì)憑證只能反映某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，賬簿可以全面、系統(tǒng)地反映經(jīng)濟(jì)狀況，形成經(jīng)濟(jì)信息系統(tǒng)。

  主要有以下幾下幾種：

  1.序時(shí)帳簿(又稱日記帳)。出納帳、銀行帳;

  2.分類帳簿：

  分類帳簿分為總帳和明細(xì)帳。

  (1)總賬(總分類賬)，即按總分類賬分類登記的賬簿;

  (2)明細(xì)賬(明細(xì)分類賬)，即按明細(xì)賬分類登記的賬簿;

  3.輔助賬簿(備查賬簿)、固定資產(chǎn)明細(xì)賬(卡片)、各種登記簿應(yīng)歸檔，即不能記錄在明細(xì)賬中的事項(xiàng)。

  (3)會(huì)計(jì)報(bào)表類。

  會(huì)計(jì)報(bào)表是一份報(bào)告文件，用統(tǒng)一的貨幣計(jì)量單位，全面反映政府機(jī)關(guān)和組織在一定時(shí)期內(nèi)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支計(jì)劃。它是根據(jù)賬簿的記錄進(jìn)行總結(jié)、整理和匯總的。會(huì)計(jì)報(bào)表主要有：

  1.內(nèi)容分為：資金平衡表、產(chǎn)品成本計(jì)算表、年終獎(jiǎng)金結(jié)算表等;

  2.從時(shí)間上看：旬報(bào)、月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)等;

  3.單位分為基層報(bào)表、匯總表等。(各機(jī)關(guān)編制會(huì)計(jì)報(bào)表時(shí)，所作的文字說明和分析材料是報(bào)表的重要組成部分，應(yīng)與報(bào)表一起歸檔。

  (4)工資表:

  工資表是按照各盡所能，按勞分配的原則分配給勞動(dòng)者個(gè)人消費(fèi)的部分國民收入。主要類型有:工資發(fā)放清單、卡片、工資轉(zhuǎn)移、證明、通知存根和各種獎(jiǎng)金。

  (五)綜合管理。

  綜合管理是會(huì)計(jì)部門在工作過程中制定的相關(guān)規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批準(zhǔn)和說明。分析的文本材料和清單。這部分材料應(yīng)單獨(dú)立卷，但在編制卷號(hào)時(shí)，可與報(bào)表一起編號(hào)，卷在決算報(bào)表后面，短期卷在月報(bào)表前面。

  三、會(huì)計(jì)檔案立卷整理。

  (一)會(huì)計(jì)檔案材料的保管期。

  企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的保管期限按照財(cái)政部、國家檔案局1998年頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中的《企業(yè)等組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表》執(zhí)行。

  其中，工資表保管期限(暫定)

  工資發(fā)放名冊(cè)。卡片30年;

  各類獎(jiǎng)金發(fā)放名單30年;

  工資轉(zhuǎn)移。證明。通知存根30年。

  (二)會(huì)計(jì)檔案整理:

  1.設(shè)置二級(jí)及以下會(huì)計(jì)檔案目錄。

  (3)會(huì)計(jì)檔案組卷。

  會(huì)計(jì)檔案的立卷應(yīng)遵循經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支流程的規(guī)律。財(cái)務(wù)部門辦理完畢后，按現(xiàn)金、銀行存款、銷售往來等會(huì)計(jì)科目裝訂成冊(cè)，形成基本保管單位。立卷時(shí)，應(yīng)將憑證作為保管單位。會(huì)計(jì)報(bào)表的整理是將年度報(bào)告、季度報(bào)告和月度報(bào)告分開立卷，同時(shí)結(jié)合考慮報(bào)表的數(shù)量，形成保管單位。立卷時(shí)，會(huì)計(jì)報(bào)表逐一編號(hào);會(huì)計(jì)賬簿原頁號(hào)為編號(hào);會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)憑證未編號(hào)的，按形成時(shí)間在右上角編號(hào)。

  四、會(huì)計(jì)檔案移交保管使用。

  (1)檔案移交。

  各單位會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)部門保管三年，期滿后與一套檔案目錄一起移交本單位綜合檔案室保管。

  (2)檔案保管。

  會(huì)計(jì)檔案整理。歸檔后，原則上保持原卷封裝，不得隨意打亂或拆除。如有特殊情況，必須與原會(huì)計(jì)人員和經(jīng)辦人員共同研究決定完成。任何人不得隨意拆除或訂購，但原封面不符合要求的，必須按規(guī)范要求重新加蓋封面，并填寫相關(guān)項(xiàng)目。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放在一個(gè)特殊的盒子里。存儲(chǔ)方便查找。財(cái)務(wù)部門移交檔案時(shí)，雙方必須親自驗(yàn)收歸檔材料是否完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、材料排列、編號(hào)是否符合要求。檔案室有權(quán)拒絕接收不符合要求的文件，并在辦理移交手續(xù)前限期更正。檔案室有權(quán)檢查和糾正違反會(huì)計(jì)管理制度的行為。

  (3)使用。

  會(huì)計(jì)檔案的使用主要有三個(gè)方面：

  (1)會(huì)計(jì)分析利用檔案;

  (2)會(huì)計(jì)檢查使用檔案。

  (3)日常檢查使用檔案。

  使用。借閱會(huì)計(jì)檔案，必須登記，閱讀后及時(shí)歸還。用戶不得污染、損壞檔案。違者應(yīng)當(dāng)追究責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法律責(zé)任，認(rèn)真處理。

  5.鑒定。

  (1)鑒定。

  會(huì)計(jì)檔案鑒定分三步：

  1.初步鑒定。檔案部門應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案保管期限表對(duì)到期檔案進(jìn)行初步審查，并提出銷毀意見;

  2.復(fù)查鑒定。在初步鑒定的基礎(chǔ)上，檔案部門和會(huì)計(jì)部門應(yīng)進(jìn)行第二次鑒定。糾正初步鑒定不當(dāng);

  3.銷毀鑒定。這是后一次鑒定。這一次，檔案、財(cái)務(wù)、審計(jì)主管部門對(duì)銷毀檔案進(jìn)行了嚴(yán)格審查，確定了無保存價(jià)值的檔案。

  (二)銷毀。

  銷毀檔案，列出銷毀清單，書面報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。銷毀檔案清單應(yīng)當(dāng)由檔案、財(cái)務(wù)、審計(jì)主管部門有關(guān)人員簽字。企業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案銷毀，由單位領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)。未結(jié)清的債權(quán)。債務(wù)的原始憑證的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)提取，分別整理。編目，由單位檔案保存至債務(wù)結(jié)清。