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今天我們就來(lái)談?wù)剼w檔過(guò)程中的整理技巧，希望對(duì)你有所幫助!

(a)區(qū)分和整理歸檔文件的“碎片”

首先是基于我(主要是出版單位)。本單位生成的所有文件(紅頭文)必須歸檔，其他單位(包括上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)機(jī)關(guān))需要在來(lái)文辦理的文件(辦公件)必須歸檔，重要文件資料要?dú)w檔，閱讀知識(shí)的文件不能歸檔。

文件以“碎片”為單位進(jìn)行分類和歸檔。通常，每個(gè)文檔都是一個(gè)整體，

1.原始文件和終文件是一體的(如果重要文件(如法規(guī)法律部)必須保留所有先前的修訂草案，則原始文件和先前的草案(包括終草案)各為一體)。

2.正文和附件是一個(gè)整體(附件是指附在正文后的其他文件，作為正文的補(bǔ)充說(shuō)明或參考材料，如附圖和統(tǒng)計(jì)數(shù)字、法規(guī)文件批準(zhǔn)或由正文發(fā)布等。一般來(lái)說(shuō)，正文和附件是一個(gè)整體。如果附件太大或太厚，無(wú)法裝訂，也可以一件一件。

3.正本和副本為一件(對(duì)于不利于存檔的文件，如熱敏紙傳真件和用鉛筆書寫的重要文件)，以及在使用過(guò)程中損壞的文件，應(yīng)復(fù)印存檔。復(fù)印件包括復(fù)印機(jī)復(fù)印的復(fù)印件和手工復(fù)印的復(fù)印件等。這些副本應(yīng)與原件合二為一)。

4.轉(zhuǎn)發(fā)文件和被轉(zhuǎn)發(fā)文件是一個(gè)整體(轉(zhuǎn)發(fā)文件和被轉(zhuǎn)發(fā)文件是一個(gè)文件的不同部分，前者往往包括實(shí)施意見和實(shí)施要求，后者是具體內(nèi)容，在發(fā)揮文件的有效性時(shí)很難分開，所以也應(yīng)作為一個(gè)整體)。

5.報(bào)告、名冊(cè)、圖集一卷(原件)為一卷(一般每卷(原件)報(bào)告、名冊(cè)、圖集相對(duì)完整，具有獨(dú)立的檢索價(jià)值，因此一卷(原件)按其原裝訂方式應(yīng)視為一卷)。

6.來(lái)文和文賦各一個(gè)(這是一個(gè)特殊的規(guī)定?！皝?lái)文and文賦”是密切相關(guān)的文件和資料的統(tǒng)稱，其中還包括“文曲和文賦”，包括指示和答復(fù)、報(bào)告和指示、信函和答復(fù)、通知和報(bào)告等。).

7.一個(gè)請(qǐng)求一個(gè)回復(fù)。

8.每人一份報(bào)告和一份說(shuō)明。

正文和公文處理單(公文通常附有公文處理單或擬制公文、文稿的一篇，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等。這些表格真實(shí)地記錄了文件的形成和處理過(guò)程，是歸檔文件中不可分割的重要組成部分，應(yīng)該與文件放在一起。

“為一件”是指物理上捆綁在一起，編目時(shí)只體現(xiàn)為一件。

歸檔工作必須遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。排列方式強(qiáng)調(diào)按原因排列。

歸檔的文件按照不同年份、不同機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、不同保管期等形成的客觀規(guī)律相對(duì)集中。從而保持不同文檔之間的有機(jī)聯(lián)系。整理文檔時(shí)，強(qiáng)調(diào)“因”的原則，將同一因形成的文檔排列在一起，可以充分體現(xiàn)文檔之間的有機(jī)聯(lián)系。

裝訂前，將所有文件整理好，屬于一件的材料按照上述整理原則放在一起，便于裝訂，防止返工。

(2)文檔綁定序列

歸檔材料整理完畢后，需用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料重新裝訂，以固定文件頁(yè)碼，防止張頁(yè)丟失，便于歸檔后的保存和利用。

裝訂前，應(yīng)清除原訂書釘、回形針等影響文件保存的金屬物品(原文件已用不銹鋼釘裝訂)。

其次，一定要整理。順序如下：先有原作，后有終稿;正文在前，附錄在后。原件在前，復(fù)印件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文本在前，轉(zhuǎn)發(fā)文本在后;回答一，來(lái)文后。中文文本一，小眾文本后。對(duì)于不同語(yǔ)言的文本，如果沒(méi)有特別規(guī)定，中文文本應(yīng)排在一位，外國(guó)文本應(yīng)排在第二位。如果有文檔處理列表，一般放在后;但如果已經(jīng)粘貼牢固，可以放在前面，這樣就可以作為貼有歸檔章的一頁(yè)，這樣更好的保護(hù)了原作的原貌。

還是那句話，“塊”里的頁(yè)面要有一定的對(duì)齊方式，方便以后閱讀和利用。一般來(lái)說(shuō)，如果用左上角裝訂，左右上邊要對(duì)齊;如果使用左側(cè)裝訂，左側(cè)和下側(cè)應(yīng)對(duì)齊。(建議左側(cè)裝訂管理文件，左上角裝訂污染源。一般來(lái)說(shuō)，建議將兩個(gè)不銹鋼訂書釘裝訂成一個(gè)整體)

裝訂以“件”為單位進(jìn)行，裝訂材料統(tǒng)一規(guī)定。一般用不銹鋼訂書釘裝訂。如果文件太厚，建議用三孔一線。

裝訂要求：裝訂用品必須對(duì)歸檔文件無(wú)害，不會(huì)影響檔案的保存壽命。綁定方法應(yīng)該能夠更好地維護(hù)文檔的原始外觀。