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檔案信息化是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)工作。傳統(tǒng)檔案通過高科技技術(shù)被加工成數(shù)字檔案。電子檔案的計(jì)算機(jī)檢索和閱讀是通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行的。為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平和效率，提升檔案業(yè)務(wù)部門服務(wù)水平，為內(nèi)部檔案管理和客戶服務(wù)提供高效的綜合服務(wù)。

原則：

1.識(shí)別數(shù)字對(duì)象

要數(shù)字化的對(duì)象應(yīng)該按照一定的原則和方法來確定，只有滿足一定要求的紙質(zhì)檔案才能數(shù)字化。

2.遵守法律(65126)

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化必須符合檔案開放的規(guī)定或行業(yè)的相關(guān)規(guī)定。

3.價(jià)值原則

屬于歸檔范圍、應(yīng)當(dāng)長期保存并具有較高社會(huì)利用價(jià)值的檔案可以納入數(shù)字化處理范圍。

意義：

1.提高工作效率，降低文件利用成本

公眾(開放檔案)和本單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、部門或下屬單位可以通過數(shù)字檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢和利用所需的電子文件數(shù)據(jù)的原始(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方式因檔案數(shù)據(jù)實(shí)體多次通過而造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)，提高了工作效率，降低了利用檔案信息的成本。

2.檔案實(shí)體安全的有限保管和保護(hù)庫存

由于傳統(tǒng)的文件保存方式一直采用紙質(zhì)保存和目錄管理，這不僅占用了大量庫存空間，而且還需要去倉庫使用。管理成本高，文件容易損壞，如發(fā)黃、發(fā)粘、易碎等。因此，目錄級(jí)文件管理不能從根本上解決原始文件容易損壞等問題。通過權(quán)限控制可以直接在互聯(lián)網(wǎng)上查看和打印檔案的數(shù)字化管理，減少了庫存檔案的查看和復(fù)制次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案的重復(fù)借閱和利用與檔案保存之間的矛盾，從而有效地保存和保護(hù)庫存檔案，確保檔案的實(shí)物安全。