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檔案以其代代相傳的功能和價(jià)值，注定成為一項(xiàng)自進(jìn)入文明以來(lái)持續(xù)了很長(zhǎng)時(shí)間的文化事業(yè)。作為智力活動(dòng)的產(chǎn)物，檔案承載著人類(lèi)沉重的精神記憶，為許多現(xiàn)實(shí)可能性提供歷史依據(jù)，并鑄造著同樣的記憶基因。隨著社會(huì)文明的進(jìn)步和大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)等數(shù)字媒體的發(fā)展和普及，新的載體和新的傳播方式使人們對(duì)檔案管理的概念模型有了更快、更科學(xué)的要求。因此，電子檔案在重慶將不可避免地成為不可逆轉(zhuǎn)的時(shí)代潮流。

1、實(shí)現(xiàn)文檔管理的一體化

具有保存價(jià)值的電子文件將逐步實(shí)時(shí)歸檔，即文件信息處理后自動(dòng)提交給電子文件歸檔數(shù)據(jù)中心。這將大大提高文件的及時(shí)性，減少文件信息歸檔過(guò)程的工作量，從而可以及時(shí)提供和利用處理后的文件信息，而不影響文件信息的排序。

2、減少重復(fù)勞動(dòng)，降低數(shù)據(jù)處理成本

電子文件數(shù)據(jù)中心建立后，所有政府機(jī)關(guān)和單位直接將辦公和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)形成的電子文件歸檔到電子文件數(shù)據(jù)中心，避免了重復(fù)數(shù)據(jù)錄入帶來(lái)的大量重復(fù)工作，降低了數(shù)據(jù)出錯(cuò)的概率，從而大大降低了數(shù)據(jù)處理成本。

3.實(shí)現(xiàn)信息共享和集中管理

在傳統(tǒng)的文件管理模式下，各單位的文件信息資源是獨(dú)立的，就像信息海洋中的孤島。重慶電子檔案管理數(shù)據(jù)中心的建立，整合和集中管理各單位的文件和檔案資源，形成統(tǒng)一的利用平臺(tái)。所有歷史文檔和信息都通過(guò)數(shù)據(jù)中心從外部提供。當(dāng)然，信息共享并不意味著實(shí)體的集中管理。各單位的檔案室和資料室仍然發(fā)揮著保存和保存信息實(shí)體的作用。