人事檔案是中國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。
記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等相關(guān)證明時(shí)，都需要使用檔案。
檔案要求
人事檔案是中國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校學(xué)生檔案則是國家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。事業(yè)單位，人事檔案相當(dāng)重要。
提供保管檔案的服務(wù)的機(jī)構(gòu)各地人才市場、各區(qū)、縣人才市場及街道辦等。按照我國檔案法、干部檔案工作條例、流動(dòng)人員檔案管理暫行規(guī)定等法規(guī)，畢業(yè)生的人事檔案屬于國家法定、強(qiáng)制執(zhí)行、歸口管理的公共信息，個(gè)人不得截留和銷毀。
檔案丟失需進(jìn)行補(bǔ)檔，也就是說，持有者需回到小學(xué)、初中、高中、大學(xué)及原工作單位，補(bǔ)齊相關(guān)證明材料，因?yàn)闄n案未歸檔會(huì)影響到入黨、升學(xué)等，影響自己評(píng)定職稱、考研政審、勞動(dòng)保險(xiǎn)及日后的離退休手續(xù)辦理，也會(huì)影響到自己出國留學(xué)。如果有考公務(wù)員的意向，檔案必須保管好。
檔案特性
全面性
人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評(píng)）、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，因此，它能記錄員工個(gè)人成長、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個(gè)人自然情況等各個(gè)方面的內(nèi)容，總之，人事檔案是員工個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫，它概括地反映員工個(gè)人全貌。
現(xiàn)實(shí)性
由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事（勞動(dòng)）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個(gè)重要依據(jù)。直接為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。
真實(shí)性
這是人事檔案現(xiàn)實(shí)性的基礎(chǔ)和前提。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個(gè)體材料客觀真實(shí)，才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
動(dòng)態(tài)性
人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當(dāng)事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補(bǔ)充，力求縮短檔案與員工實(shí)際情況的“時(shí)間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時(shí)補(bǔ)充新材料。
流動(dòng)性
人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節(jié)，保管人事檔案而不知當(dāng)事人已調(diào)往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅(jiān)持“檔隨人走”，在員工調(diào)走后的一周以內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。
機(jī)密性
人事檔案的內(nèi)容涉及個(gè)人功過等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個(gè)人向組織匯報(bào)而不能向他人（包括家庭成員）言及的內(nèi)心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會(huì)無條件地提供服務(wù)。即使是處于檔案管理機(jī)構(gòu)的個(gè)人也不能查閱自己的人事檔案。
存檔方式
國家對(duì)于畢業(yè)后尚未就業(yè)的大學(xué)生的檔案，一般采取三種管理辦法：
一、是把檔案轉(zhuǎn)至生源地，由所在地級(jí)市的人社局下屬人才交流中心接收，并由個(gè)人去辦理托管手續(xù)。這種方式比較適合準(zhǔn)備在生源地范圍內(nèi)就業(yè)的畢業(yè)生和暫時(shí)不想就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點(diǎn)是在生源地就業(yè)后辦理手續(xù)簡單方便，而缺點(diǎn)是兩年內(nèi)如離開生源地就業(yè)，需重新辦理改派手續(xù)。
二、是把檔案留在學(xué)校，待落實(shí)工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請(qǐng)檔案留校超過兩年仍未落實(shí)工作的，學(xué)校將其檔案和戶口遷回生源地，學(xué)校不再為其發(fā)放就業(yè)報(bào)到證。
這種方式適合有就業(yè)愿望但尚未就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點(diǎn)是學(xué)校誠信度較高，代為保管戶口關(guān)系和檔案不收取額外費(fèi)用，其缺點(diǎn)是畢業(yè)生檔案留校只是延長了擇業(yè)期，與學(xué)校沒有人事隸屬關(guān)系，涉及人事關(guān)系的證明都不能出具。
三、是把檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)代理或人才交流中心。這種方式比較適合準(zhǔn)備考研、創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點(diǎn)是易于畢業(yè)生解決一些實(shí)際問題，缺點(diǎn)是如果畢業(yè)生與指導(dǎo)中心交流相對(duì)少，則容易造成信息不暢。