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　　聲像檔案是指單位或個人在各種社會實踐活動中，經(jīng)過攝錄手法形成的，具有保存價值的相片、磁帶、唱片、磁盤、光盤，縮微片、幻燈片等。它們以感光材料或磁性材料以及光盤等為載體，以印象和聲音為首要反映方法，具有生動形象的特點，因此成為當(dāng)時檔案保存的重要方法。

　　相片檔案作為聲像檔案的一部分，以其運用的廣泛性和易于收集等特點，被各級檔案部分廣泛采用。經(jīng)過多年的研討探究，國內(nèi)針對相片檔案的管理現(xiàn)已形成了比較成熟的體系和計劃。跟著當(dāng)時科技手法的成熟和進(jìn)步，大部分單位不能滿足于以靜態(tài)的相片作為原始記載，開始運用音像等方法作為記載社會活動的重要手法，并逐步積累起大量的聲像檔案，為實際和未來提供生動形象的根據(jù)和憑據(jù)。如何有效的管理和運用這部分檔案材料，成為擺在當(dāng)時檔案管理人員面前的重要作業(yè)之一。

　　在檔案管理信息化的大趨勢下，完成音像檔案數(shù)字化管理已成為當(dāng)時急需處理的重要課題。國內(nèi)檔案界針對音像檔案管理的體系的研討和探究文章相對較少，這兒，筆者愿將威海市檔案局在音像檔案數(shù)字化管理過程中取得的一些經(jīng)驗和試嘗分享出來，供省內(nèi)同行共同研討參考。

　　筆者考察多家立檔單位的音像檔案管理活動后發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在大部分單位對音像檔案的管理存在著不同程度的認(rèn)識不清，管理混亂等狀況，首要表現(xiàn)在錄音錄像帶保管條件差，各類音像材料短少必要的輔助性文字說明，甚至為了將保存錄音錄像的介質(zhì)重復(fù)運用，將原始材料草率刻錄光盤后完全抹掉，形成重要音像材料的丟失和破壞等狀況。這些現(xiàn)象的存在，嚴(yán)重影響著作為原始記載的音像檔案的安全性和完整性。跟著音像檔案在各立檔單位不斷積累，上述問題若不及早處理，必將積重難返，形成大量珍貴檔案材料的遺失和損壞，然后給音像檔案的管理作業(yè)帶來不必要的麻煩。

　　在這種局面下，威海市檔案局領(lǐng)導(dǎo)清醒的認(rèn)識到，在當(dāng)時大多數(shù)立檔單位音像檔案存量尚少、易于收拾的狀況下，有必要及時進(jìn)行數(shù)字化加工收拾，編目著錄，經(jīng)過先進(jìn)的檔案管理軟件，完成電腦化管理以及網(wǎng)絡(luò)條件下的視頻點播，然后為音像檔案儲存保管探究一條卓有成效的管理途徑。

　　咱們在實踐中發(fā)現(xiàn)，要完成音像檔案的數(shù)字化管理，首先需求處理科學(xué)設(shè)定音像檔案在軟件體系里的著錄項目的問題，其非有必要妥善考慮數(shù)字化加工過程中修改設(shè)備、視頻切割，格局轉(zhuǎn)化等問題。

　　一、 數(shù)據(jù)著錄1、 軟件挑選因為音像檔案數(shù)字化管理運用實踐較短，當(dāng)時流行的各種數(shù)字化檔案管理軟件中，大多沒有界說專門的音像檔案的著錄類別，而僅僅以“專門檔案”或“其他檔案”等方法帶過。這類以文書檔案為模版界說通用型的類別中，著錄字段多抽象而含糊，無法完整明晰的體現(xiàn)出音像檔案特征，更無法完成中心檔案館對錄音錄像檔案著錄規(guī)則的特殊要求。因此在挑選檔案管理軟件的時候，有必要選用功能強(qiáng)大，能夠自行界說檔案類別以及報表的軟件體系以及數(shù)據(jù)庫。

　　為實在處理好管理軟件的問題，威海市檔案局經(jīng)全面考察，終究選用了深圳市世紀(jì)科怡科技發(fā)展有限公司開發(fā)的世紀(jì)科怡檔案管理體系最新版別——V3.2 SQLSERVER網(wǎng)絡(luò)版。該版別軟件管理對象可隨意擴(kuò)充，用戶可任意添加各種類別的文件檔案和信息，充分體現(xiàn)了體系的可擴(kuò)展性和開放性。然后可根據(jù)具體狀況，靈敏完成音像檔案類別以及報表的開發(fā)和設(shè)定。

　　2、 著錄項目的設(shè)定咱們在收拾試點單位音像檔案時發(fā)現(xiàn)，音像檔案的存儲介質(zhì)往往五花八門，不光有規(guī)格型號紛歧的各種錄音錄象帶，還有各種VCD、DVD光盤以及錄音筆等方法。因此在設(shè)定音像檔案的著錄項目時，有必要充分考慮各單位檔案存儲的實際狀況，并結(jié)合中心檔案館錄音錄像檔案著錄單的規(guī)則，合理科學(xué)的加以考慮。

　　在實踐中，咱們以世紀(jì)科怡檔案管理體系中的實物檔案為模版，定制出一個全新的聲像信息類別，再以聲像類別為模版，別離界說出錄音檔案與錄像檔案兩項管理內(nèi)容。除了全宗號、目錄號、題名、分類號、日期、密級、補(bǔ)白檔案管理有必要的著錄項目外，咱們根據(jù)威海市立檔單位的實際狀況，定制出如下著錄字段并對著錄內(nèi)容做了相應(yīng)規(guī)則：

　　文件號：即根據(jù)音像檔案的流水號編制原則，針對每一段記載編制的一致順序號。

　　原盤號：保存音像檔案的原始介質(zhì)編號。該原始介質(zhì)可能是各類磁帶、光盤或其他介質(zhì)。

　　原盤內(nèi)序號：一段音像記載在原始介質(zhì)內(nèi)的順序號。該序號有必要在檔案收集階段進(jìn)行編制。

　　光盤號：原始介質(zhì)內(nèi)的記載經(jīng)數(shù)字化處理之后，所刻錄的光盤編號。若一段音像記載只以光盤方法保存，沒有更原始的介質(zhì)，則光盤號與原盤號相同。

　　光盤內(nèi)順序號：一段音像記載在光盤內(nèi)的順序號。該序號有必要在數(shù)字化加工階段進(jìn)行編制。

　　原盤類型：用于掛號保存記載的原始介質(zhì)類型。

　　文件格局：音像記載在原始介質(zhì)中所保存的格局。

　　收集人：用于掛號攝錄者姓名信息。

　　除上述內(nèi)容，錄音檔案別的界說了講話者、講話地址等著錄字段，錄像檔案定別的義了首要人物、攝制地址、制式、色彩等著錄字段，以保障音像檔案著錄信息的完整性與獨特性。

　　3、 檔號的編制為便于檔案的保存和運用，每段音像檔案有必要賦予固定的唯一的檔號，在檔案組卷之前，應(yīng)當(dāng)對檔號進(jìn)行明晰科學(xué)的界說。檔號作為每件檔案的唯一標(biāo)識，既具有不行重復(fù)性，又要充分體現(xiàn)出音像檔案的分類特征。為滿足上述要求，咱們定制出兩套編制計劃：

　　計劃一：以“全宗號-年度-分類號-原盤號-原盤內(nèi)順序號”的格局界說。該計劃充分考慮檔案在原始介質(zhì)中的方位，明晰直觀，適宜于那些數(shù)字化加工之前，對原始介質(zhì)保存完善，編目明晰的立檔單位。

　　計劃二：以“全宗號-年度-分類號-文件號”的格局界說。該計劃強(qiáng)調(diào)數(shù)字化過程中流水號(文件號)的編制，方法直觀簡單，對音像檔案的后期收拾提出更高的要求。

　　4、分類計劃考慮現(xiàn)在市級機(jī)關(guān)音像檔案數(shù)量較少、為節(jié)省錄音(像)帶，不同內(nèi)容的會議記載混合保存等實際狀況，咱們決定在聲像檔案類目下，添加錄音、錄像兩個類型。假如將來有必要，還可在這兩個類目下繼續(xù)以問題或組織來劃分。

　　二、 視(音)頻收集修改1、 硬件設(shè)備磁帶類載體有模仿信息和數(shù)字信息之分，模仿類磁帶大致分為復(fù)合式(VHS)、S一VHS、BetacamSP等。數(shù)字類磁帶分為：MiniDV、Digitals、DvcPRo、DvcAM等。不管哪種載體，要將其中的錄像內(nèi)容數(shù)字化，都需求用到相應(yīng)的信號輸出設(shè)備、視(音)頻收集卡以及裝備較高的電腦設(shè)備(包括功能較好的顯卡與大容量硬盤空間)。不同規(guī)格型號的磁帶，選用不同信號輸出設(shè)備。

　　2、 視頻格局當(dāng)時用于電腦播映的常見的視頻格局首要有AVI、MOV、MPG、VOB，RM，ASF，WMV等格局。AVI格局是微軟公司擬定的視頻文件規(guī)范，后綴名為。AVI，該視頻格局具有可修改性強(qiáng)質(zhì)量上乘的特點，但文件尺度偏大，占用的空間資源太多。MOV文件格局是蘋果電腦上運用的視頻格局，跟著技術(shù)的進(jìn)步，現(xiàn)在PC機(jī)上也能運用MOV格局視頻。MPG文件是一種緊縮格局，現(xiàn)在運用較多格局為MEPG一l和MEPG一2，也就是咱們一般所說的VCD和DVD格局。RM，ASF，WMV等則是流媒體文件格局，網(wǎng)絡(luò)上運用廣泛。

　　歸納考慮各種格局的視頻作用，緊縮比率以及播映軟件，咱們發(fā)現(xiàn)MEPG一2格局能在保證最佳視頻質(zhì)量的前提下，完成高效緊縮，并且便于存儲修改播映并刻錄成為視頻光盤，所以這種格局是當(dāng)時技術(shù)條件下，錄像檔案寄存格局的最佳挑選。根據(jù)相同的原因和考量，咱們挑選MP3作為錄音檔案的存儲格局。

　　3、 處理規(guī)范針對當(dāng)時立擋單位音像檔案介質(zhì)寄存混亂、認(rèn)識含糊等問題，咱們在進(jìn)行音像檔案數(shù)字化加工的一起，擬定了如下辦法，作為音像檔案收拾以及數(shù)字化加工的指導(dǎo)方針：

　　1) 數(shù)字化加工之前，對一切原盤按年度一致編號存儲，編制會議(或活動)記載題名與盤內(nèi)順序號。

　　2) 從錄像(音)內(nèi)收集數(shù)據(jù)時，細(xì)心切割不同的會議(或活動)記載，每段記載保存為一個MPG文件，禁止將不同的會議(或活動)記載保存到同一個文件中。

　　3) 在第二步作業(yè)做好之前，禁止將記載簡單刻錄成VCD光盤后從磁帶中抹掉。關(guān)于現(xiàn)已刻錄成VCD的錄像檔案，有必要采用專門的軟件將不同的會議(或活動)記載重新切割保存。

　　4) 一切錄像檔案數(shù)字化后有必要保存為MPG格局，一切的錄音檔案有必要保存為MP3格局，現(xiàn)已保存為其他格局的，采用專用軟件進(jìn)行格局轉(zhuǎn)化。

　　5) 上述作業(yè)完成后，經(jīng)過在世紀(jì)科怡檔案管理體系中定制的音像檔案管理模塊，將修改好的錄像(音)文件掛接到相應(yīng)的目錄下。