檔案信息化建設(shè)需要掌握哪些要點(diǎn)
來源：m.lheraulttraitlibre.com 發(fā)布時(shí)間：2020年03月19日
隨著我國企業(yè)信息化建設(shè)的快速發(fā)展，重慶檔案信息化建設(shè)也成為檔案領(lǐng)域普遍關(guān)注的問題。應(yīng)該說，信息化給檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)已成為檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇，也是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。
因此，如何抓住信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的機(jī)遇，充分發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢，是每個檔案工作者迫切需要解決的問題。
首先，要正確理解檔案信息化建設(shè)的內(nèi)在含義，檔案信息化就是在檔案活動中全面應(yīng)用通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代高科技手段，運(yùn)用信息科學(xué)技術(shù)對檔案信息資源進(jìn)行加工、管理、開發(fā)和利用。從本質(zhì)上說，它是檔案管理模式和工作模式從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體保管向現(xiàn)代檔案信息數(shù)字化收集、存儲和傳遞的轉(zhuǎn)變過程，是以信息為主要形式提供利用服務(wù)的過程。但是，由于這項(xiàng)技術(shù)在我國發(fā)展時(shí)間較短，人們對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識和理解還存在偏差和不足，在思想上還需要進(jìn)一步更新和突破。
首先，更新文件管理的概念。長期以來，人們普遍認(rèn)為檔案管理只是對文件資料的收集、登記、整理、保存和檢查。這是一項(xiàng)簡單的輔助工作。檔案部門被視為一個“保險(xiǎn)箱”，檔案工作被視為簡單的看門和守檔工作。
因此，要真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化，首先必須更新檔案管理理念，樹立信息意識、服務(wù)意識、法律意識和效益意識，通過檔案信息服務(wù)促進(jìn)檔案工作整體水平的提高。
其次，檔案信息服務(wù)領(lǐng)域應(yīng)該有新的突破。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，在考慮檔案信息資源的開發(fā)利用時(shí)，受傳統(tǒng)保密意識的影響，檔案服務(wù)對象僅限于單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)內(nèi)部人員。因此，在信息化建設(shè)過程中，檔案部門必須突破界限，考慮本單位、相關(guān)單位和整個系統(tǒng)的檔案信息需求。在不泄露秘密的前提下，實(shí)現(xiàn)文件信息共享，充分發(fā)揮文件的價(jià)值。
第三，正確認(rèn)識現(xiàn)代化、數(shù)字化和信息化的關(guān)系。
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，包括檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人員的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的制定等。因此，檔案數(shù)字化和檔案信息管理現(xiàn)代化不能簡單地等同于檔案信息化建設(shè)。信息化的實(shí)現(xiàn)需要明確的指導(dǎo)思想和領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持。這就要求檔案工作者要有腳踏實(shí)地的工作態(tài)度，不怕困難，勇于不斷學(xué)習(xí)和更新現(xiàn)代管理知識。它需要相關(guān)各方、資金和技術(shù)的配合，確?，F(xiàn)代信息技術(shù)手段和現(xiàn)代信息管理方法的應(yīng)用能夠有機(jī)結(jié)合，確保檔案信息化建設(shè)的佳效果。
二、檔案信息化建設(shè)的必要性
(1)檔案信息化是企業(yè)信息化發(fā)展的要求。隨著辦公自動化等信息系統(tǒng)的應(yīng)用，企業(yè)在生產(chǎn)管理和業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生了大量的電子文檔和數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)真實(shí)地反映了企業(yè)的經(jīng)營狀況，是企業(yè)長期決策分析的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)
檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已成為檔案事業(yè)應(yīng)對飛速發(fā)展的信息社會的必然選擇。從黨對“以信息化帶動工業(yè)化”的明確要求到檔案局對“以檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展”的要求，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會的技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開始徹底變革，檔案信息化和信息化建設(shè)勢在必行。
福建檔案信息化是指檔案管理模式從以保存檔案實(shí)體為重點(diǎn)向以檔案實(shí)體數(shù)字信息為主要形式向社會提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變過程。在這一轉(zhuǎn)變過程中，檔案信息應(yīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳輸、存儲和提供的一體化;為了實(shí)現(xiàn)文件信息的高度共享，這肯定會導(dǎo)致文件管理模式的改變。
檔案信息化建設(shè)是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案、聲像檔案、歸檔電子檔案等傳統(tǒng)媒體檔案系統(tǒng)化組織成有序的檔案信息庫結(jié)構(gòu)。
因此，如何抓住信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的機(jī)遇，充分發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢，是每個檔案工作者迫切需要解決的問題。
首先，要正確理解檔案信息化建設(shè)的內(nèi)在含義，檔案信息化就是在檔案活動中全面應(yīng)用通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代高科技手段，運(yùn)用信息科學(xué)技術(shù)對檔案信息資源進(jìn)行加工、管理、開發(fā)和利用。從本質(zhì)上說，它是檔案管理模式和工作模式從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體保管向現(xiàn)代檔案信息數(shù)字化收集、存儲和傳遞的轉(zhuǎn)變過程，是以信息為主要形式提供利用服務(wù)的過程。但是，由于這項(xiàng)技術(shù)在我國發(fā)展時(shí)間較短，人們對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識和理解還存在偏差和不足，在思想上還需要進(jìn)一步更新和突破。
首先，更新文件管理的概念。長期以來，人們普遍認(rèn)為檔案管理只是對文件資料的收集、登記、整理、保存和檢查。這是一項(xiàng)簡單的輔助工作。檔案部門被視為一個“保險(xiǎn)箱”，檔案工作被視為簡單的看門和守檔工作。
因此，要真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化，首先必須更新檔案管理理念，樹立信息意識、服務(wù)意識、法律意識和效益意識，通過檔案信息服務(wù)促進(jìn)檔案工作整體水平的提高。
其次，檔案信息服務(wù)領(lǐng)域應(yīng)該有新的突破。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，在考慮檔案信息資源的開發(fā)利用時(shí)，受傳統(tǒng)保密意識的影響，檔案服務(wù)對象僅限于單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)內(nèi)部人員。因此，在信息化建設(shè)過程中，檔案部門必須突破界限，考慮本單位、相關(guān)單位和整個系統(tǒng)的檔案信息需求。在不泄露秘密的前提下，實(shí)現(xiàn)文件信息共享，充分發(fā)揮文件的價(jià)值。
第三，正確認(rèn)識現(xiàn)代化、數(shù)字化和信息化的關(guān)系。
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，包括檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人員的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的制定等。因此，檔案數(shù)字化和檔案信息管理現(xiàn)代化不能簡單地等同于檔案信息化建設(shè)。信息化的實(shí)現(xiàn)需要明確的指導(dǎo)思想和領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持。這就要求檔案工作者要有腳踏實(shí)地的工作態(tài)度，不怕困難，勇于不斷學(xué)習(xí)和更新現(xiàn)代管理知識。它需要相關(guān)各方、資金和技術(shù)的配合，確?，F(xiàn)代信息技術(shù)手段和現(xiàn)代信息管理方法的應(yīng)用能夠有機(jī)結(jié)合，確保檔案信息化建設(shè)的佳效果。
二、檔案信息化建設(shè)的必要性
(1)檔案信息化是企業(yè)信息化發(fā)展的要求。隨著辦公自動化等信息系統(tǒng)的應(yīng)用，企業(yè)在生產(chǎn)管理和業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生了大量的電子文檔和數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)真實(shí)地反映了企業(yè)的經(jīng)營狀況，是企業(yè)長期決策分析的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)
檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已成為檔案事業(yè)應(yīng)對飛速發(fā)展的信息社會的必然選擇。從黨對“以信息化帶動工業(yè)化”的明確要求到檔案局對“以檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展”的要求，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會的技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開始徹底變革，檔案信息化和信息化建設(shè)勢在必行。
福建檔案信息化是指檔案管理模式從以保存檔案實(shí)體為重點(diǎn)向以檔案實(shí)體數(shù)字信息為主要形式向社會提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變過程。在這一轉(zhuǎn)變過程中，檔案信息應(yīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳輸、存儲和提供的一體化;為了實(shí)現(xiàn)文件信息的高度共享，這肯定會導(dǎo)致文件管理模式的改變。
檔案信息化建設(shè)是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案、聲像檔案、歸檔電子檔案等傳統(tǒng)媒體檔案系統(tǒng)化組織成有序的檔案信息庫結(jié)構(gòu)。
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