一、檔案信息檢索的基本步驟
(1)定義搜索要求并確定要查找的文件信息的時間，類型，內(nèi)容等的有限范圍;
(2)根據(jù)檔案機構(gòu)的搜索機制和檢索系統(tǒng)的設(shè)置，選擇有效的搜索路徑，確定要搜索的文件搜索工具或數(shù)據(jù)庫;
(3)搜索主題的主題分析，并根據(jù)文件分類表或詞匯將文件搜索主題的主題概念轉(zhuǎn)換為歸檔搜索標記;
(4)從文件搜索工具或檢索系統(tǒng)檢查，將文件搜索標記與表示文件主題概念的存檔文檔標記(符合性比較)相匹配，并檢測相關(guān)文件;
(5)分析搜索結(jié)果。如果它們與搜索要求不匹配，請根據(jù)需要展開，縮小或更改搜索范圍，直到獲得滿意的搜索結(jié)果。
二、手工檢索過程
(一) 手工檢索的優(yōu)點
檢索過程, 是依靠檢索人員的手翻、眼看、腦子判斷來進行的。手工檢索作為傳統(tǒng)的檢索方式, 在今天仍處于主導地位, 它與計算機檢索方式相比, 有其獨特的優(yōu)點:
(1 ) 它不需要專門的檢索機具, 在各種時間、地點和條件下都可進行, 具有廣泛的適應(yīng)性與方便性。
(2 ) 省去了購置和維護檢索機具的費用, 對檢索環(huán)境沒有太高要求。
(3 ) 可以隨時獲取反饋信息, 及時調(diào)整檢索重點和范圍, 減少漏檢和誤檢的產(chǎn)生。
(4 ) 不必受到時間、收費等因素的壓力, 可以從容地進行檢索。
由于上述幾點, 使得手工檢索方法相對比較簡單, 特別適合缺乏檢索經(jīng)驗的人員, 但手工檢索過程一般較長, 檢索速度較慢, 效率低, 對任務(wù)緊迫、難度大、較為復雜的檢索課題往往難以滿足要求。
(二) 手動檢索的具體過程
(1)了解圖書館(會議室)中設(shè)置的搜索工具的類型，收集范圍，安排方法，功能等，并找出該機構(gòu)可以提供的搜索方法。 選擇正確的方法來查找某個方面的文件。
(2)明確搜索要求。對于特定的搜索主題，找出搜索的真實目的，所需的搜索角度，深度和廣度。由于各種原因，利用者要求搜索請求。 通常它不夠精確，搜索要求的模糊表達常常掩蓋了利用者的真正智能需求，導致搜索結(jié)果受到影響。因此，搜索人員需要反復理解和咨詢。 確定搜索的實際要求。
(3)根據(jù)搜索要求，選擇必要的搜索路徑。選擇什么樣的搜索路徑取決于文件的掌握程度，找到利用者的線索，如已知的文檔編號，可以在數(shù)字目錄中找到; 知名負責人，可以查詢負責人目錄;如果你不知道什么線索，你可以分析搜索主題的主題，選擇內(nèi)容搜索路徑，找到類別目錄和主題目錄。在手動搜索中，闡明了搜索路徑。 它基本上決定了要使用的搜索工具。
(4)如果選擇了分類和主題檢索方法，則在檢索過程中必須將搜索主題的主題轉(zhuǎn)換為檢索標識符。由于概念轉(zhuǎn)換需要使用檔案分類表和詞庫， 搜索者不一定熟悉分類表和詞匯表的結(jié)構(gòu)，功能和用法，并且難以對索引和主題索引進行分類。因此， 概念轉(zhuǎn)換是手動檢索過程中的一個困難而關(guān)鍵的步驟。
(5)根據(jù)各種卡片類型和書籍類型搜索工具中的搜索標記進行檢查。這是手動檢索的實際操作階段。 應(yīng)根據(jù)搜索要求在搜索過程中隨時調(diào)整搜索范圍。搜索范圍的調(diào)整包括擴大，縮小或改變搜索范圍。它可以通過使用分類表的分類系統(tǒng)或參考系統(tǒng)和詞匯表的類別索引來實現(xiàn)。
(6)在獲得與搜索主題相關(guān)的文件線索之后，可以根據(jù)搜索工具提供的來源提取，篩選或利用文件。
(7)如果搜索沒有達到高召回率和精確率，并且不能完全滿足搜索要求，則可以另外選擇搜索路線并且可以再次執(zhí)行檢查直到獲得滿意的結(jié)果。
三、計算機檢索過程
機器檢索的基本步驟與手動檢索沒有太大區(qū)別。然而，由于采用了現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)備，檢索方法與手動檢索方法根本不同。計算機檢索的具體過程也大不相同。
在構(gòu)建和執(zhí)行檢索策略的過程中執(zhí)行機器檢索。檢索策略是基于檢索要求和檢索系統(tǒng)的特定條件的檢索方案。它基于對情報問題的分析。 搜索路徑，搜索術(shù)語和檢查步驟的科學排列由計算機可理解的和處理書面問題表達式表示。實際上，手動搜索中也存在搜索策略問題。 然而，在手動檢索過程中，檢索路徑，檢索項和檢查步驟的選擇和排列通常只存儲在搜索者的大腦中，并且沒有必要寫一個書面表達，它可以是在觀看和觀看時考慮。 靈活更改搜索選項。在計算機檢索中，由于檢索標識符和文檔標識之間的匹配和匹配工作是由機器執(zhí)行的，因此必須將信息問題轉(zhuǎn)換成計算機可識別的形式。 這需要提前定義明確的搜索策略，以使搜索順利進行。
計算機檢索的具體過程如下：
(1)定義搜索要求和搜索目的，以確定近似搜索范圍;
(2)根據(jù)搜索要求選擇數(shù)據(jù)庫(或文檔)并確定搜索路徑;
(3)對用戶的問題進行概念分析，并根據(jù)搜索詞匯將分析的主題概念轉(zhuǎn)換為搜索標識符;
(4)使用布爾邏集合運算符構(gòu)造搜索問題表達式;
(5)輸入問題表達式，計算機搜索文檔并檢測相關(guān)文檔;
(6)分析搜索結(jié)果。如果不滿足要求，請修改問題表達式并重復步驟5，直到滿意為止。
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