重慶檔案整理有哪些分類可以選擇?以我公司為例,給我們介紹一下。
我們公司檔案分為文書檔案、基建工程檔案、人事檔案三種類型:
1 公司設立、改變的請求、審批、掛號等方面的文件材料;
2 公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料;
3 財務、會計及其辦理方面的文件材料;
4 勞動工資、人事、技術職稱審批、獎懲、法令事務辦理方面的文件材料;
5 經(jīng)營辦理方面的文件材料;
6 儀器、設備方面的文件材料;
7 基本建設、工程設計、施工方面的文件材料;
8聲像制品材料。包含企業(yè)及部屬各部分在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學習、考察時或外部分提供的,以聲像形式記載下來的各種材料。
9 本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關組織交游的批復。
10電子文件:指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成,以數(shù)碼形式記載于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計算機體系閱覽、處理并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?
11其它具有利用和保存價值的文件材料。
(一)整理單位: 件:即歸檔文件的整理單位。一般以每份文為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與仿制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件,來文與復文各為一件。 對“件”和“為一件”的斷定,原則上,整理單位應為“天然件”,即單份文件,一般以每人文件為一件。 但根據(jù)實際情況,還有以下一些原則: 1、會議文件的斷定:按內(nèi)容(問題)分別斷定為件。 2、會議記載:以會議種類各為一件,如黨組會議記載、行政會議記載等等。 3、調(diào)查處理事項:一文一件 4、信息簡報:每期為一件 5、請示與批復各為一件(重慶省規(guī)定) 6、文件正本與不同稿本:正本與定稿為一件,但定稿過厚不易裝訂的,也可單獨作為一件;重要文件(如法令法規(guī)等)須保存每次修改稿的,其正本與每次稿(包含定稿)各為一件。 7、正文與附件:一般來說,正文與附件為一件;假如附件數(shù)量較多或許太厚不易裝訂時,也可各為一件。 8、正文與與文件處理單:應與文件作為一件。9、原件與仿制件:仿制件與原件作為一件。 10、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文:應作為一件。 11、報表、名冊、圖冊等:按其本來的裝訂辦法。一冊(本)作為一件。
12、來文與復文:分別為一件。
(二)文件修整(略) 1、修裱破損文件 2、仿制筆跡模糊或易退變的文件 3、超大紙張折疊 4、去除易銹蝕的金屬物 (三)文件裝訂 裝訂順序: 1、正本在前,定稿在后 2、正文在前,附件在后 3、原件在前,仿制件在后 4、轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后 5、復文在前,來文在后 6、漢文本在前,少數(shù)民族文字在后 7、中文本在前,外文在后。 裝前應將“件”內(nèi)的各按一定辦法對齊,便于將士翻閱利用選用左側(cè)裝訂的,應將左、下側(cè)對齊,三孔一線。 六、歸檔文件的分類(詳) (一)分類辦法 三種:年度分類法、組織(問題)分類法、保管期限分類法
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