一般情況下，歸檔文件整理大致需要搜集文件、區(qū)別歸檔規(guī)模、分年度、分類別、分等級、分保管期限、修整文件、裝訂、擺放文件、文件編號、編制歸檔文件目錄、裝盒等程序。
一、搜集文件
搜集文件，就是依據(jù)黨和國家的有關(guān)規(guī)則，通過一定的方式和手續(xù)，把散存在機(jī)關(guān)內(nèi)部和個人手中的文件資料，加以清交、集合的作業(yè)，是保證整理作業(yè)質(zhì)量的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。搜集完全完整為其基本原則。
二、區(qū)別歸檔和不歸檔資料的規(guī)模
(一)歸檔文件資料的規(guī)模
凡是反映本機(jī)關(guān)作業(yè)活動、具有覆按利用價值的文件資料均屬歸檔規(guī)模。
1、反映本機(jī)關(guān)首要功能活動和基本前史相貌的，對本機(jī)關(guān)作業(yè)、國家建設(shè)和前史研究具有利用價值的文件資料。
2、機(jī)關(guān)作業(yè)活動中構(gòu)成的在保護(hù)國家、團(tuán)體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件資料。
3、本機(jī)關(guān)需要貫徹履行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件資料;下級機(jī)關(guān)報送的重要文件資料。
4、其他對本機(jī)關(guān)作業(yè)具有覆按價值的文件資料。
(二)不歸檔文件資料的規(guī)模
1、上級機(jī)關(guān)的文件資猜中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)處理的文件資料，任免、獎懲非本機(jī)關(guān)作業(yè)人員的文件資料，供作業(yè)參考的抄件等。
2、本機(jī)關(guān)文件資猜中的重份文件，無覆按利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需處理的一般性人民來信、電話記載，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件資料，本機(jī)關(guān)擔(dān)任人兼任外單位職務(wù)構(gòu)成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件資料，有關(guān)作業(yè)參考的文件資料。
3、同級機(jī)關(guān)的文件資猜中，不需貫徹履行的文件資料，不需處理的抄送文件資料。
4、下級機(jī)關(guān)的文件資猜中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件資料。
(三)機(jī)關(guān)之間分工歸檔的規(guī)模
為避免各機(jī)關(guān)檔案移送檔案館后文件資料的重復(fù)或遺失，各單位之間有必要明確的歸檔規(guī)模。
1、上級事務(wù)主管機(jī)關(guān)(部、廳、局)發(fā)來的文件，由隸屬下級機(jī)關(guān)歸檔，黨委、政府辦公室和非隸屬機(jī)關(guān)一般不歸檔。但對一些需要履行的政策性、法規(guī)性文件應(yīng)歸檔。如干部管理條例、勞動工資規(guī)則、生活待遇規(guī)范等文件。
2、上級事務(wù)主管機(jī)關(guān)舉行的專業(yè)會議文件，由各隸屬下級機(jī)關(guān)歸檔，黨委、政府辦公室一般不歸檔。如黨委或政府領(lǐng)導(dǎo)參加了這類會議，并有重要發(fā)言，其印件和定稿(指領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿)由黨委或政府辦公室歸檔。
3、機(jī)關(guān)聯(lián)合舉行會議、聯(lián)合行文所構(gòu)成的文件資料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的仿制件或其他方式的副本歸檔。
4、本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)而構(gòu)成的文件資料，由兼職單位擔(dān)任歸檔。
5、臨時組織構(gòu)成的文件，由臨時組織擔(dān)任歸檔，作業(yè)結(jié)束后，將檔案移送主管部分或同級檔案館。
三、分年度
分年度，就是區(qū)別文件資料的所屬年度，把歸于同一年度的文件會集，把不同年度的文件分隔?，F(xiàn)行機(jī)關(guān)的歸檔文件整理作業(yè)，是按年度分隔進(jìn)行的，不同年度的文件一般不得放在一起歸檔。
(一)一般文件，歸入文件制發(fā)年度(指文件最后的落款日期)
(二)跨年度的文件，歸入文件內(nèi)容所針對的年度
四、分類別
分類別，就是依據(jù)本機(jī)關(guān)文件的來歷、時間、內(nèi)容和方式上的異同，依照一定的方法，分成若干類別的進(jìn)程?？煞譃榻M織組織分類法和問題分類法。
組織組織分類法，就是將歸檔文件資料按其構(gòu)成或承辦部分進(jìn)行分類。也就是依照立檔單位的內(nèi)設(shè)組織，將整個全宗內(nèi)的文件資料分成若干類別的方法。機(jī)關(guān)內(nèi)有幾個組織，就設(shè)幾個類，組織稱號，就是類名。
問題分類法，就是依照全宗內(nèi)文件資料所記敘和反映的問題分類的方法，即將記敘和反映同一問題的文件會集，記敘和反映不同問題的文件分隔。
五、分等級
分等級，就是在保持文件之間有機(jī)聯(lián)絡(luò)的基礎(chǔ)上，將上級機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)與不相隸屬機(jī)關(guān)和下級機(jī)關(guān)的文件資料分隔整理。但對聯(lián)絡(luò)密切的文件，如請示與批復(fù)等，不能為了分等級而將其分割開。
六、區(qū)分保管期限
機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
永久保管的文書檔案首要包含： (一)本機(jī)關(guān)擬定的法規(guī)政策性文件資料;(二)本機(jī)關(guān)舉行重要會議、舉辦嚴(yán)重活動等構(gòu)成的首要文件資料; (三)本機(jī)關(guān)功能活動中構(gòu)成的重要事務(wù)文件資料; (四)本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合計算報表等; (五)本機(jī)關(guān)組織演化、人事任免等文件資料; (六)本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)掛號等憑證性文件資料; (七)上級機(jī)關(guān)制發(fā)的歸于本機(jī)關(guān)主管事務(wù)的重要文件資料; (八)同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要事務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件資料。
定期保管的文書檔案首要包含：(一)本機(jī)關(guān)功能活動中構(gòu)成的一般性事務(wù)文件資料;(二)本機(jī)關(guān)舉行會議、舉辦活動等構(gòu)成的一般性文件資料;(三)本機(jī)關(guān)人事管理作業(yè)構(gòu)成的一般性文件資料;(四)本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件資料;(五)本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性作業(yè)報告、總結(jié)、計算報表等;(六)上級機(jī)關(guān)制發(fā)的歸于本機(jī)關(guān)主管事務(wù)的一般性文件資料;(七)上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管事務(wù)但要貫徹履行的文件資料;(八)同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于一般性事務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件資料;(九)下級機(jī)關(guān)報送的年度或年度以上方案、總結(jié)、計算、重要專題報告等文件資料。
七、修整文件
為使檔案能夠長期保存和有效利用，裝訂之前有必要對歸檔文件資料逐件進(jìn)行檢查，凡不符合要求的都要進(jìn)行修整。修整的方法首要有：
1、修裱破損文件。
2、仿制字跡模糊或易褪變的文件。
3、去除易銹蝕的金屬物。
4、超大紙張折疊。
八、裝訂
1、歸檔文件應(yīng)以“件”為單位逐件進(jìn)行裝訂。
2、裝訂時，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，仿制件在后;批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在后;收文處理閱辦單在前，正式文件在后;來文和復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后;漢文本在前，少數(shù)民族文本在后;中文本在前，外文本在后(有特殊規(guī)則除外);重要法規(guī)性文件的歷次修改稿順次擺放在定稿之后，出版期刊，樣本在前，定稿在后。
3、裝訂時，左側(cè)裝訂，應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁右側(cè)與下側(cè)(底邊)對齊。
九、擺放文件
擺放文件，就是依據(jù)事由或文件構(gòu)成時間確定全宗內(nèi)歸檔文件先后次序的進(jìn)程。
十、文件編號
歸檔文件編號，指將歸檔文件在全宗中的方位，標(biāo)識為符號，并以歸檔章的方式在歸檔文件上注明。
歸檔章一般加蓋在每份文件的主頁上端居中空白方位。項目有全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、類別稱號(組織或問題)等。
十一、編制歸檔文件目錄
編制歸檔文件目錄為檔案保管、鑒定、檢索、計算、編研等作業(yè)的展開提供基本條件，對其所列項目應(yīng)逐項認(rèn)真準(zhǔn)確地填寫。
要注意的是：
(1)報表的責(zé)任者，應(yīng)填寫填寫單位;
(2)聯(lián)合發(fā)文，責(zé)任者只填寫主辦單位;
(3)問文與復(fù)文作為一件時，責(zé)任者只填寫復(fù)文單位即可;
(4)文件上沒有落款或文件落款不能反映文件實質(zhì)性內(nèi)容的，可依據(jù)實際情況自擬落款，外加方括號[ ]填寫;
(5)文件落款中以發(fā)文字號替代文件內(nèi)容的，應(yīng)據(jù)文件內(nèi)容彌補(bǔ)落款。
十二、裝盒
裝盒，就是將歸檔文件依照其保管期限和室編件號的次序順次裝入盒內(nèi)，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表項目等。
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