電子檔案的特性不同于紙質(zhì)擋案，決議其在保存與保護(hù)方面的雜亂性。如何保存、保護(hù)電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可精確提供使用的狀況，是檔案作業(yè)者急需解決的問(wèn)題。
第—，要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方法存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上，所以，要樹(shù)立—個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫濕度的操控，存放載體的柜、架及庫(kù)房應(yīng)到達(dá)的有關(guān)規(guī)范的要求，載體應(yīng)直立排放、并滿(mǎn)足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體等。
第二，要保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的精確。電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼方法存儲(chǔ)于各種載體上的，在今后的使用中，有必要依靠干電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)將電子檔案的內(nèi)容，還原成人們可以直接閱覽的格局進(jìn)行顯現(xiàn)。這關(guān)于電子檔案而言是一個(gè)較為雜亂的過(guò)程。因?yàn)椋娮訖n案來(lái)自各個(gè)方而，往往是在不同的電子計(jì)算機(jī)體系上構(gòu)成的，且在內(nèi)容的格局編排上也不盡—致，這種在技能和方法上的差異，必然導(dǎo)致在今后還原時(shí)，所選用的技能與辦法的不同。而電子檔案在構(gòu)成時(shí)所依靠的技能，往往是已經(jīng)過(guò)時(shí)的技能，這是科技進(jìn)步所帶來(lái)的必然結(jié)果。因此，除對(duì)電子擋案自身進(jìn)行很好的保存外，還有必要對(duì)其所依靠的技能及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或選用其他辦法和技能力加以轉(zhuǎn)化。
第三，要保證電子檔案的原始性。關(guān)于一些較為特別的電子檔案，有必要以原始構(gòu)成的格局進(jìn)行還原顯現(xiàn)?？蛇x用以下三種辦法：—是保存電子檔案相關(guān)支持軟件，即在保存電子檔案的一起，將與電子檔案相關(guān)的軟件及整個(gè)應(yīng)用體系—并保存，并與電子檔案存儲(chǔ)在—起，康復(fù)時(shí)，使之按原本的面目進(jìn)行顯現(xiàn);二是保存原始檔案的電子圖像;三是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品，因?yàn)檫@是最為保險(xiǎn)的永久保存辦法。
第四，要保證電子檔案的可了解性。對(duì)一份電子檔案的內(nèi)容來(lái)說(shuō)，常常有不被人完全了解的情況。為了使人們可以完全了解一份電子檔案，就需要保存與檔案內(nèi)容相關(guān)的信息。這些信息應(yīng)包含：元數(shù)據(jù);物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的聯(lián)系;相關(guān)的電子檔案名稱(chēng)、存儲(chǔ)方位及相互聯(lián)系;與電子檔案內(nèi)容相關(guān)的背景信息等。
第五，要對(duì)電子檔案載體進(jìn)行有用的檢測(cè)與保護(hù)。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易遭到保存環(huán)境的影響。因此，對(duì)所保存的電子檔案載體，有必要進(jìn)行定時(shí)檢測(cè)和復(fù)制，以保證電子檔案信息的可靠性。定時(shí)檢測(cè)，應(yīng)每年一次，選用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方法進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個(gè)邏輯卷為單位。首先進(jìn)行外觀檢查，確認(rèn)載體表面是否有物理?yè)p壞或變形，表面涂層是否清潔及有無(wú)霉斑出現(xiàn)等。然后進(jìn)行邏輯檢測(cè)，選用專(zhuān)用或自行編制檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫(xiě)校驗(yàn)。經(jīng)過(guò)檢測(cè)發(fā)現(xiàn)有犯錯(cuò)的載體，須進(jìn)行有用的批改或更新。應(yīng)每四年復(fù)制一次，且原載體持續(xù)保存的時(shí)間不少干四年。關(guān)于電子檔案的檢測(cè)與保護(hù)，有必要進(jìn)行嚴(yán)格管理，因?yàn)槿魏我淮握`操作，都可能使保存的電子檔案遭到人為危害，乃至造成難以補(bǔ)償?shù)膿p失。有必要樹(shù)立相應(yīng)的保護(hù)管理檔案，對(duì)電子檔案的檢測(cè)、保護(hù)、復(fù)制等操作過(guò)程進(jìn)行記載，防止發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。
對(duì)電子檔案的有用保存與保護(hù)，是—項(xiàng)極其重要而雜亂的作業(yè)。因此，在對(duì)電子檔案的保存與保護(hù)過(guò)程中，應(yīng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技能、人員及電子檔案的特色等歸納條件，來(lái)擬定技能方案和作業(yè)形式，并采取有用措施，以保證電子檔案的安全可靠，可以永久地處于可精確提供使用的狀況，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的效果。