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一般情況下，歸檔文件整理大致需求搜集文件、區(qū)別歸檔規(guī)模、分年度、分類別、分等級(jí)、分保管期限、修整文件、裝訂、擺放文件、文件編號(hào)、編制歸檔文件目錄、裝盒等程序。

一、搜集文件

搜集文件，就是依據(jù)黨和國(guó)家的有關(guān)規(guī)則，經(jīng)過(guò)必定的辦法和手續(xù)，把散存在機(jī)關(guān)內(nèi)部和個(gè)人手中的文件資料，加以清交、集合的作業(yè)，是確保整理作業(yè)質(zhì)量的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。搜集完全完好為其根本原則。

二、區(qū)別歸檔和不歸檔資料的規(guī)模

(一)不歸檔文件資料的規(guī)模

1、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件資猜中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)處理的文件資料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)作業(yè)人員的文件資料，供作業(yè)參看的抄件等。

2、本機(jī)關(guān)文件資猜中的重份文件，無(wú)覆按使用價(jià)值的事務(wù)性、暫時(shí)性文件，一般性文件的每次修改稿、各次校正稿，無(wú)特別保存價(jià)值的信封，不需處理的一般性人民來(lái)信、電話記載，機(jī)關(guān)內(nèi)部相互抄送的文件資料，本機(jī)關(guān)擔(dān)任人兼任外單位職務(wù)構(gòu)成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件資料，有關(guān)作業(yè)參看的文件資料。

3、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件資猜中，不需貫徹履行的文件資料，不需處理的抄送文件資料。

4、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件資猜中，供參看的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件資料。

(二)歸檔文件資料的規(guī)模

但凡反映本機(jī)關(guān)作業(yè)活動(dòng)、具有覆按使用價(jià)值的文件資料均屬歸檔規(guī)模。

1、反映本機(jī)關(guān)首要功能活動(dòng)和根本前史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)作業(yè)、國(guó)家建設(shè)和前史研究具有使用價(jià)值的文件資料。

2、機(jī)關(guān)作業(yè)活動(dòng)中構(gòu)成的在保護(hù)國(guó)家、團(tuán)體和公民權(quán)益等方面具有憑據(jù)價(jià)值的文件資料。

3、本機(jī)關(guān)需求貫徹履行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件資料;下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件資料。

4、其他對(duì)本機(jī)關(guān)作業(yè)具有覆按價(jià)值的文件資料。

(三)機(jī)關(guān)之間分工歸檔的規(guī)模

為防止各機(jī)關(guān)檔案移送檔案館后文件資料的重復(fù)或遺失，各單位之間有必要清晰的歸檔規(guī)模。

1、上級(jí)事務(wù)主管機(jī)關(guān)(部、廳、局)發(fā)來(lái)的文件，由從屬下級(jí)機(jī)關(guān)歸檔，黨委、政府辦公室和非從屬機(jī)關(guān)一般不歸檔。但對(duì)一些需求履行的政策性、法規(guī)性文件應(yīng)歸檔。如干部管理?xiàng)l例、勞動(dòng)工資規(guī)則、生活待遇規(guī)范等文件。

2、上級(jí)事務(wù)主管機(jī)關(guān)舉行的專業(yè)會(huì)議文件，由各從屬下級(jí)機(jī)關(guān)歸檔，黨委、政府辦公室一般不歸檔。如黨委或政府領(lǐng)導(dǎo)參加了這類會(huì)議，并有重要講話，其印件和定稿(指領(lǐng)導(dǎo)講話稿)由黨委或政府辦公室歸檔。

3、機(jī)關(guān)聯(lián)合舉行會(huì)議、聯(lián)合行文所構(gòu)成的文件資料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他方式的副本歸檔。

4、本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)而構(gòu)成的文件資料，由兼職單位擔(dān)任歸檔。

5、暫時(shí)組織構(gòu)成的文件，由暫時(shí)組織擔(dān)任歸檔，作業(yè)結(jié)束后，將檔案移送主管部分或同級(jí)檔案館。

三、分年度

分年度，就是區(qū)別文件資料的所屬年度，把歸于同一年度的文件會(huì)集，把不同年度的文件分隔?，F(xiàn)行機(jī)關(guān)的歸檔文件整理作業(yè)，是按年度分隔進(jìn)行的，不同年度的文件一般不得放在一起歸檔。

(一)一般文件，歸入文件制發(fā)年度(指文件最后的落款日期)

(二)跨年度的文件，歸入文件內(nèi)容所針對(duì)的年度

四、分類別

分類別，就是依據(jù)本機(jī)關(guān)文件的來(lái)歷、時(shí)刻、內(nèi)容和方式上的異同，依照必定的辦法，分紅若干類別的進(jìn)程?？煞譃榻M織組織分類法和問(wèn)題分類法。

組織組織分類法，就是將歸檔文件資料按其構(gòu)成或承辦部分進(jìn)行分類。也就是依照立檔單位的內(nèi)設(shè)組織，將整個(gè)全宗內(nèi)的文件資料分紅若干類別的辦法。機(jī)關(guān)內(nèi)有幾個(gè)組織，就設(shè)幾個(gè)類，組織稱號(hào)，就是類名。

問(wèn)題分類法，就是依照全宗內(nèi)文件資料所記敘和反映的問(wèn)題分類的辦法，行將記敘和反映同一問(wèn)題的文件會(huì)集，記敘和反映不同問(wèn)題的文件分隔。

五、區(qū)分保管期限

機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定時(shí)兩種。定時(shí)一般分為30年、10年。

永久保管的文書檔案首要包含： (一)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件資料;(二)本機(jī)關(guān)舉行重要會(huì)議、舉行嚴(yán)重活動(dòng)等構(gòu)成的首要文件資料; (三)本機(jī)關(guān)功能活動(dòng)中構(gòu)成的重要事務(wù)文件資料; (四)本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、指示，重要的陳述、總結(jié)、歸納計(jì)算報(bào)表等; (五)本機(jī)關(guān)組織演化、人事任免等文件資料; (六)本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、財(cái)物掛號(hào)等憑據(jù)性文件資料; (七)上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的歸于本機(jī)關(guān)主管事務(wù)的重要文件資料; (八)同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要事務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件資料。

定時(shí)保管的文書檔案首要包含：(一)本機(jī)關(guān)功能活動(dòng)中構(gòu)成的一般性事務(wù)文件資料;(二)本機(jī)關(guān)舉行會(huì)議、舉行活動(dòng)等構(gòu)成的一般性文件資料;(三)本機(jī)關(guān)人事管理作業(yè)構(gòu)成的一般性文件資料;(四)本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件資料;(五)本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、指示，一般性作業(yè)陳述、總結(jié)、計(jì)算報(bào)表等;(六)上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的歸于本機(jī)關(guān)主管事務(wù)的一般性文件資料;(七)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管事務(wù)但要貫徹履行的文件資料;(八)同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性事務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件資料;(九)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上方案、總結(jié)、計(jì)算、重要專題陳述等文件資料。

六、分等級(jí)

分等級(jí)，就是在保持文件之間有機(jī)聯(lián)絡(luò)的基礎(chǔ)上，將上級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)與不相從屬機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)的文件資料分隔整理。但對(duì)聯(lián)絡(luò)親近的文件，如請(qǐng)示與批復(fù)等，不能為了分等級(jí)而將其分割開。

七、修整文件

為使檔案能夠長(zhǎng)時(shí)刻保存和有用使用，裝訂之前有必要對(duì)歸檔文件資料逐件進(jìn)行檢查，凡不符合要求的都要進(jìn)行修整。修整的辦法首要有：

1、修裱破損文件。

2、復(fù)制筆跡含糊或易褪變的文件。

3、去除易銹蝕的金屬物。

4、超大紙張折疊。

八、裝訂

1、歸檔文件應(yīng)以“件”為單位逐件進(jìn)行裝訂。

2、裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)制件在后;批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在后;收文處理閱辦單在前，正式文件在后;來(lái)文和復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后;漢文本在前，少數(shù)民族文本在后;中文本在前，外文本在后(有特別規(guī)則除外);重要法規(guī)性文件的每次修改稿順次擺放在定稿之后，出書期刊，樣本在前，定稿在后。

3、裝訂時(shí)，左邊裝訂，應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)右側(cè)與下側(cè)(底邊)對(duì)齊。

九、擺放文件

擺放文件，就是依據(jù)事由或文件構(gòu)成時(shí)刻斷定全宗內(nèi)歸檔文件先后次序的進(jìn)程。

十、文件編號(hào)

歸檔文件編號(hào)，指將歸檔文件在全宗中的位置，標(biāo)識(shí)為符號(hào)，并以歸檔章的方式在歸檔文件上注明。

歸檔章一般加蓋在每份文件的主頁(yè)上端居中空白位置。項(xiàng)目有全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)、類別稱號(hào)(組織或問(wèn)題)等。

十一、編制歸檔文件目錄

編制歸檔文件目錄為檔案保管、鑒定、檢索、計(jì)算、編研等作業(yè)的展開提供根本條件，對(duì)其所列項(xiàng)目應(yīng)逐項(xiàng)仔細(xì)精確地填寫。

要注意的是：

(1)報(bào)表的責(zé)任者，應(yīng)填寫填寫單位;

(2)聯(lián)合發(fā)文，責(zé)任者只填寫主辦單位;

(3)問(wèn)文與復(fù)文作為一件時(shí)，責(zé)任者只填寫復(fù)文單位即可;

(4)文件上沒(méi)有落款或文件落款不能反映文件實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的，可依據(jù)實(shí)際情況自擬落款，外加方括號(hào)[ ]填寫;

(5)文件落款中以發(fā)文字號(hào)替代文件內(nèi)容的，應(yīng)據(jù)文件內(nèi)容彌補(bǔ)落款。

十二、裝盒

裝盒，就是將歸檔文件依照其保管期限和室編件號(hào)的次序順次裝入盒內(nèi)，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表項(xiàng)目等。