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  分析紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系是什么?

  一，電子檔案的定義和特點

  電子文件是由電子文件轉(zhuǎn)換而來的。至于電子文件，我國現(xiàn)在的定義是:數(shù)字代碼序列，可以在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上識別、處理和存儲，并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳輸。

  電子文件的目的地是電子文件，但并不是所有的電子文件都能成為電子文件。選擇的標(biāo)準(zhǔn)是看文件判斷后是否有保存價值。因此，電子文件是具有保存價值的已歸檔電子文件。

  電子文件和紙質(zhì)文件本質(zhì)上是一樣的，是文件存在的一種方式，是信息和載體的統(tǒng)一，具有物理狀態(tài)的特點。電子文件和紙張是構(gòu)成者實際活動的記錄，具有參考應(yīng)用價值，需要存檔備查。然而，電子文件在記錄方法上有許多不同于其他載體文件的特點:

  1、依賴性和不可識別性。檔案管理依賴于計算機軟件、硬件、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在載體質(zhì)量上與傳統(tǒng)檔案完全不同。紙質(zhì)文件都是人工可讀的記錄符號，人可以直接讀取;使用磁介質(zhì)和光介質(zhì)的電子文件使用數(shù)字代碼。只有通過計算機解碼，才能轉(zhuǎn)換成人們可讀的記錄。

  2、信息存儲的高密度。無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲容量都遠高于過去的各種信息介質(zhì)，尤其是光盤，被稱為“海量存儲”。這種信息存儲的高密度可以減少文件的存儲空間，方便存儲。

  3、載體的多樣性。在傳統(tǒng)文件中，記錄信息的載體是紙張，改變了紙張的規(guī)格(16k)、18k)，但是電子文件載體有磁盤、磁帶、光盤等，具有多樣性。

  4、信息共享。由于原始文件的限制，傳統(tǒng)文件只能有一個用戶同時使用一卷文件并到達現(xiàn)場;然而，電子文件可以在不同的地方使用。同時，許多人不受空間限制，同時分享相同的信息。在完成局域網(wǎng)和intetnet網(wǎng)絡(luò)后，人們可以在辦公室和家里使用文件信息。

  5、信息和載體之間的可分離性。電子文件的信息不具有固定的物理位置，可以通過非實體加工和處理。這種可分離性使得電子文件的信息易于更改，不留痕跡，易于模仿、傳輸，便于異地閱讀或構(gòu)成文件。