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  紙質(zhì)文件的清理一般是系統(tǒng)地清理已經(jīng)歸檔的檀卷、編號和分類，并通過編制檀卷目錄來固定其結(jié)果。紙質(zhì)文件清理后形成的實(shí)體分類系統(tǒng)，可以為文件的搜索提供一條線索。在電子文件的清理方面，由于電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)快速、有用、多視點(diǎn)的順序，可以根據(jù)不同的需求，利用主動系統(tǒng)自由組合和分類電子文件。因此，在歸檔前，各機(jī)關(guān)單位將磁性載體和凌亂的電子文件進(jìn)行分類，并通過標(biāo)記和排列。

  紙質(zhì)文件的收集是文件管理部分對已經(jīng)管理好的文件和資料進(jìn)行清理，并根據(jù)文件來源、內(nèi)容、時間、方法等方面的歷史聯(lián)系對具有應(yīng)用價值的文件進(jìn)行徹底收集和分類，組卷后移送文件部分。在會計(jì)機(jī)作為工作設(shè)備的情況下，電子文件可以從任何視點(diǎn)進(jìn)行分類、組合、檢索，無需對文件進(jìn)行分類、組合、組卷，因此可以在來源、內(nèi)容、瞬間、方法等方面表達(dá)文件之間的歷史聯(lián)系。，所以根本單位不存在專門的分類、組卷、檀卷。與紙質(zhì)文件相比，電子文件的接受工作更加凌亂。在接受方式上，可以選擇將軟盤、磁帶或光盤移送到文件部分，也可以選擇進(jìn)入文件部分網(wǎng)絡(luò)規(guī)則的地址。在接受過程中，需要必要的設(shè)備條件、技能條件和業(yè)務(wù)準(zhǔn)備。部分檔案需要配置專用的電子文件格局轉(zhuǎn)換設(shè)備，對接收檔案進(jìn)行一致轉(zhuǎn)換，以管理不同格局的電子文件識別問題。

  電子文件和紙質(zhì)文件的編目和檢索方法不同

  傳統(tǒng)檔案的編目是根據(jù)年代和分類號逐卷抄寫檀卷中的文件目錄，然后編寫檀卷目錄，然后構(gòu)成符合引用目錄的目錄。搜索就是手藝查看這些目錄。檀卷級目錄的電子檔案消亡，增加了新的磁帶目錄。電子檔案的每一個軟盤、磁帶、光盤都要按照倉庫里的順序編號，并寫標(biāo)題，簡要說明各自存儲的內(nèi)容或跨度。磁帶標(biāo)題按序號聚集，編成磁帶目錄。電子檔案由計(jì)算機(jī)上的全文管理，可以隨意整理、分類、放置、搜索，完成文件的全文可以主動搜索。

  判斷電子檔案和紙質(zhì)檔案的方法不同

  對于電子文件而言，由于電子文件具有易逝性，易于更改，文件信息內(nèi)容"轉(zhuǎn)瞬即逝"，在文件構(gòu)成之前，有必要決定它是否需要保存和保存時間。電子文件的判斷與紙質(zhì)文件的判斷相同，是對其保存價值的判斷和猜測。不同的是，判斷過程需要充分分析文件的內(nèi)容和一些方法的特點(diǎn)，還需要對文件進(jìn)行必要的技能分析，因?yàn)榫碗娮游募?，技能狀況與文件的實(shí)際性、可讀性和應(yīng)用規(guī)模密切相關(guān)，可以直接影響其保存價值。電子文件的完整性、可讀性和可行性不僅僅是判斷工作中的綜合表現(xiàn)，還有電子文件的判斷方法和判斷方法。判斷程序:歸檔確認(rèn)歸檔文件，區(qū)分保管期限;文件室在接受電子文件時，會判斷內(nèi)容和技能;在保存一定時間后，判斷未進(jìn)入文件室的電子文件，以確認(rèn)其是否需要持續(xù)保存。

  不同的倉庫管理方法有電子檔案和紙質(zhì)檔案。

  一般來說，檔案的保存是對倉庫及其柜架中的檔案進(jìn)行的日常維護(hù)管理。為了維護(hù)檔案實(shí)體的秩序，使檔案在儲存和應(yīng)用中始終有序;要保持檔案實(shí)體的物理化學(xué)狀態(tài)，使其在儲存和應(yīng)用中不受人為或自然因素的傷害，并盡可能延伸其物質(zhì)形態(tài)"天然壽數(shù)"。它的存儲環(huán)境和保護(hù)設(shè)備明顯不同于紙質(zhì)文件。電子文件存儲載體信息容量大，文件的軟盤、磁帶、光盤的排架長度和占用空間小，便于文件倉庫的管理。它對存儲場地的面積要求不高，但對環(huán)境溫度、濕度和磁性要求較高。它需要嚴(yán)格控制倉庫的溫度和濕度，并配備除塵、防火、防紫外線、防高磁場和電場的設(shè)備。電子文件也需要嚴(yán)格防范。