高校檔案數(shù)字化建設的幾點思考
來源：m.lheraulttraitlibre.com 發(fā)布時間：2022年10月14日
高校檔案工作是衡量學校教育質量和管理水平的重要標志。以信息技術為載體的檔案工作帶來了中國的政治.許多方面的巨大變化，如經濟和社會文化，也帶來了知識經濟.許多概念創(chuàng)新，如信息社會。在這種氛圍下，高校檔案業(yè)務的地位和作用越來越突出，檔案工作的范圍越來越廣，檔案工作越來越數(shù)字化.檔案法制建設.檔案管理在職業(yè)道德和質量方面存在許多新問題，檔案管理存在許多新問題.檔案的使用、檔案管理體系和工作模式正在經歷重大變化，這對檔案的數(shù)字化建設提出了巨大的挑戰(zhàn)，要求我們統(tǒng)籌兼顧，共享資源，開發(fā)利用更先進的技術。
1 檔案數(shù)字化的內涵
檔案數(shù)字化是指使用計算機技術.掃描技術.OCR技術.數(shù)字攝影(錄影).錄像)技術.數(shù)據庫技術.多媒體技術.存儲技術等高科技技術將各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字檔案信息。它以數(shù)字形式存儲.網絡形式相互關聯(lián)，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成有序的檔案信息數(shù)據庫，提供信息利用.資源共享是檔案信息化建設的重要組成部分。
2 高校檔案數(shù)字化的基本特征
傳輸和使用網絡。利用數(shù)字技術，通過校園網與互聯(lián)網連接，實現(xiàn)高校檔案信息傳輸和利用的網絡化，擴大服務范圍和服務時限，克服傳統(tǒng)檔案傳輸速度緩慢.周轉時間較長。
非人工識別信息，數(shù)字文件由計算機系統(tǒng)快速準確地分類和閱讀，依靠數(shù)字系統(tǒng)的科學管理。
信息與載體的分離，信息的可變性和信息存儲的高密度。
智能檔案管理。高校檔案館采用一系列數(shù)字智能技術，使檔案管理設備或系統(tǒng)能夠部分替代人工勞動，降低檔案工作的勞動強度，有效提高工作效率，改變傳統(tǒng)檔案全部依靠勞動的狀況。
個性化特征。隨著現(xiàn)代信息技術的應用，高校檔案管理可以根據自身工作的性質進行管理.在任務和其他情況下，建立一個具有自身特點的個性化網站。通過校園網絡，用戶可以自由選擇瀏覽和查詢高校檔案信息，實現(xiàn)服務和宣傳的雙重效果。它避免了傳統(tǒng)文件信息的全面?zhèn)鬏敚瑴p少了大量的工作量，從而提供了更好的服務。
3 高校檔案數(shù)字化建設中存在的問題
3.1 數(shù)字化管理跟不上，輔助管理滯后
大多數(shù)現(xiàn)有的高校檔案信息管理模式都是基于傳統(tǒng)的手工管理模式。傳統(tǒng)的管理模式以檔案信息載體為核心，工作是紙張.塑料和其他載體材料，而不是文件信息，計算機只在人工實體文件中發(fā)揮輔助作用。其結果是，它不僅沒有取代人工管理工作，而且大大提高了管理成本。
3.2 缺乏統(tǒng)一的網絡協(xié)調機構
由于各高校的行政主管部門不同，高校的管理制度和運行機制也存在著普遍的差異。分散領導的管理制度實際上促進了高校檔案的分割.自成系統(tǒng).各自為政.自我發(fā)展.自給自足。盡管許多高校檔案館已經意識到資源共享的重要性.這是必要的，但仍然缺乏博物館間合作的具體行動。目前，我國還沒有統(tǒng)一的組織協(xié)調機構對檔案館的網絡建設和資源共享進行科學規(guī)劃。大多數(shù)檔案館仍然采用封閉式的博物館運營方式。無論是購買軟件和硬件，還是改進數(shù)據庫，都造成了巨大的人力物力浪費，這種低級重復直接影響到中國檔案館的標準化.自動化和網絡化的建設過程。
3.3 低數(shù)字標準
由于我國檔案開發(fā)過程中的各種因素，高校檔案的自動化建設是一個獨立的政策.在自我完善的發(fā)展道路上，各檔案館根據自身的經濟實力和技術條件選擇硬件設備。數(shù)字管理系統(tǒng)多種多樣，管理水平參差不齊。然而，數(shù)字市場上許多新開發(fā)的檔案系統(tǒng)應用軟件基本上沒有參考國際標準，軟件功能單一，導致數(shù)據不完整。因此，大多數(shù)檔案館沒有主題標簽，共享能力差，無法滿足高校數(shù)字化管理的快速需求。到目前為止，國家還沒有發(fā)布統(tǒng)一的發(fā)展計劃和標準，每個檔案館的管理和發(fā)展都有很大的差異。
3.4 數(shù)據庫建設滯后
大多數(shù)現(xiàn)有的數(shù)據庫都是為了自己使用而建立的。數(shù)據庫規(guī)模小.標準低.單一類型，其中許多屬于低水平的重復建設，商業(yè)服務水平較差。數(shù)據庫的自用使得大部分資源閑置，嚴重影響了數(shù)據庫的利用率。目前，高校檔案館建設的數(shù)據庫大多項目數(shù)據庫，缺乏全文數(shù)據庫和多媒體數(shù)據庫，不能滿足用戶的個人需求。雖然許多大學檔案館都有自己的網站，但他們只能訪問其主頁，而且根本沒有實質性的共享資源。
3.5 資金后續(xù)率不足
檔案數(shù)字化的實現(xiàn)需要大量的資金。在提前建設后，高校對檔案的投資較少，檔案數(shù)字化建設的資金非常有限，設備、軟件和硬件的購買也很緊張。設備的及時更新是無法實現(xiàn)的，更不用說建立一個高起點的檔案數(shù)字模式了。資金仍然是高校檔案數(shù)字化發(fā)展的大障礙。
4 思考高校檔案數(shù)字化建設
在數(shù)字時代的背景下，高校檔案部門面臨著未有的挑戰(zhàn)。檔案部門不能選擇退縮。他們必須有勇氣迎接挑戰(zhàn)，以滿足檔案數(shù)字化管理的迫切需要，探索檔案數(shù)字化建設的可持續(xù)發(fā)展道路，實現(xiàn)歷史與未來的無縫對接。具體來說，我們可以從以下四個方面入手：
4.1 注重發(fā)展，逐步實施高校檔案部門的數(shù)字化建設
主要是對收集的檔案進行數(shù)字化處理，并以數(shù)字記錄、掃描等形式將各種物理載體形式的檔案信息以數(shù)字記錄的形式存儲在光盤、磁盤、便攜式磁盤等各種存儲器中，從而完成現(xiàn)有高校檔案收集的檔案信息向數(shù)字化的轉換。一步一步，突出重點，將更高價值的檔案數(shù)字化，然后考慮學校特色檔案、高利用率檔案等，進行科學的數(shù)字化處理。
4.2 積極提供和利用，充分發(fā)揮檔案的價值
只有通過共享和使用，檔案才能充分反映其價值，做好檔案的使用是檔案的宣傳。高校檔案部門應主動訪問和調查，了解用戶需求，宣傳和介紹檔案，改變過去等待上門的低效服務，主動解決用戶使用中存在的疑問，預測未來開發(fā)利用的趨勢，逐步撰寫檔案使用工作的新篇章。此外，還應定期發(fā)布數(shù)字文件目錄。由于檔案存儲在學校檔案中，大多數(shù)學校員工和學生對檔案的內容不太了解，檔案人員應通過各種方式定期發(fā)布新的數(shù)字檔案目錄，大限度地提高檔案的使用價值，使學校師生了解檔案內容：
一是舉辦專題檔案展。圍繞高校教學、科研工作，舉辦各種形式的檔案展覽，開展愛國主義、愛校主義教育。
第二種方法是編輯和出版檔案相冊。圍繞學校的目的和中心工作，編輯檔案相冊，以必要的文本和圖片描述，全面介紹學校的發(fā)展過程和成就，使師生能夠通過檔案受到影響和鼓勵，激發(fā)愛國主義和學校的情感。
4.3 加強檔案人員培訓和隊伍建設，培養(yǎng)復合型人才
加強檔案數(shù)字業(yè)務劃分，人才的專業(yè)質量要求是具有更全面的知識結構和敏銳的信息意識，良好的信息道德，較強的信息能力，以滿足數(shù)字檔案建設和正常運行的需要。
4.4 原始檔案數(shù)據庫
通過掃描或數(shù)字輸入，將學校收集的珍貴黨政檔案、音像檔案、實物檔案、人事檔案等類別的原件存儲在計算機中，編制標題、責任人、關鍵詞等索引，建立相應的索引數(shù)據庫，實現(xiàn)檔案原貌管理。
總之，高校檔案數(shù)字化建設是一個不斷探索、不斷進步、不斷發(fā)展的過程。只有遵循合理的原則，設定科學的目標，采取正確的方法，才能逐步做好數(shù)字檔案工作，充分發(fā)揮學校教學、科研和管理服務的作用。
1 檔案數(shù)字化的內涵
檔案數(shù)字化是指使用計算機技術.掃描技術.OCR技術.數(shù)字攝影(錄影).錄像)技術.數(shù)據庫技術.多媒體技術.存儲技術等高科技技術將各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字檔案信息。它以數(shù)字形式存儲.網絡形式相互關聯(lián)，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成有序的檔案信息數(shù)據庫，提供信息利用.資源共享是檔案信息化建設的重要組成部分。
2 高校檔案數(shù)字化的基本特征
傳輸和使用網絡。利用數(shù)字技術，通過校園網與互聯(lián)網連接，實現(xiàn)高校檔案信息傳輸和利用的網絡化，擴大服務范圍和服務時限，克服傳統(tǒng)檔案傳輸速度緩慢.周轉時間較長。
非人工識別信息，數(shù)字文件由計算機系統(tǒng)快速準確地分類和閱讀，依靠數(shù)字系統(tǒng)的科學管理。
信息與載體的分離，信息的可變性和信息存儲的高密度。
智能檔案管理。高校檔案館采用一系列數(shù)字智能技術，使檔案管理設備或系統(tǒng)能夠部分替代人工勞動，降低檔案工作的勞動強度，有效提高工作效率，改變傳統(tǒng)檔案全部依靠勞動的狀況。
個性化特征。隨著現(xiàn)代信息技術的應用，高校檔案管理可以根據自身工作的性質進行管理.在任務和其他情況下，建立一個具有自身特點的個性化網站。通過校園網絡，用戶可以自由選擇瀏覽和查詢高校檔案信息，實現(xiàn)服務和宣傳的雙重效果。它避免了傳統(tǒng)文件信息的全面?zhèn)鬏敚瑴p少了大量的工作量，從而提供了更好的服務。
3 高校檔案數(shù)字化建設中存在的問題
3.1 數(shù)字化管理跟不上，輔助管理滯后
大多數(shù)現(xiàn)有的高校檔案信息管理模式都是基于傳統(tǒng)的手工管理模式。傳統(tǒng)的管理模式以檔案信息載體為核心，工作是紙張.塑料和其他載體材料，而不是文件信息，計算機只在人工實體文件中發(fā)揮輔助作用。其結果是，它不僅沒有取代人工管理工作，而且大大提高了管理成本。
3.2 缺乏統(tǒng)一的網絡協(xié)調機構
由于各高校的行政主管部門不同，高校的管理制度和運行機制也存在著普遍的差異。分散領導的管理制度實際上促進了高校檔案的分割.自成系統(tǒng).各自為政.自我發(fā)展.自給自足。盡管許多高校檔案館已經意識到資源共享的重要性.這是必要的，但仍然缺乏博物館間合作的具體行動。目前，我國還沒有統(tǒng)一的組織協(xié)調機構對檔案館的網絡建設和資源共享進行科學規(guī)劃。大多數(shù)檔案館仍然采用封閉式的博物館運營方式。無論是購買軟件和硬件，還是改進數(shù)據庫，都造成了巨大的人力物力浪費，這種低級重復直接影響到中國檔案館的標準化.自動化和網絡化的建設過程。
3.3 低數(shù)字標準
由于我國檔案開發(fā)過程中的各種因素，高校檔案的自動化建設是一個獨立的政策.在自我完善的發(fā)展道路上，各檔案館根據自身的經濟實力和技術條件選擇硬件設備。數(shù)字管理系統(tǒng)多種多樣，管理水平參差不齊。然而，數(shù)字市場上許多新開發(fā)的檔案系統(tǒng)應用軟件基本上沒有參考國際標準，軟件功能單一，導致數(shù)據不完整。因此，大多數(shù)檔案館沒有主題標簽，共享能力差，無法滿足高校數(shù)字化管理的快速需求。到目前為止，國家還沒有發(fā)布統(tǒng)一的發(fā)展計劃和標準，每個檔案館的管理和發(fā)展都有很大的差異。
3.4 數(shù)據庫建設滯后
大多數(shù)現(xiàn)有的數(shù)據庫都是為了自己使用而建立的。數(shù)據庫規(guī)模小.標準低.單一類型，其中許多屬于低水平的重復建設，商業(yè)服務水平較差。數(shù)據庫的自用使得大部分資源閑置，嚴重影響了數(shù)據庫的利用率。目前，高校檔案館建設的數(shù)據庫大多項目數(shù)據庫，缺乏全文數(shù)據庫和多媒體數(shù)據庫，不能滿足用戶的個人需求。雖然許多大學檔案館都有自己的網站，但他們只能訪問其主頁，而且根本沒有實質性的共享資源。
3.5 資金后續(xù)率不足
檔案數(shù)字化的實現(xiàn)需要大量的資金。在提前建設后，高校對檔案的投資較少，檔案數(shù)字化建設的資金非常有限，設備、軟件和硬件的購買也很緊張。設備的及時更新是無法實現(xiàn)的，更不用說建立一個高起點的檔案數(shù)字模式了。資金仍然是高校檔案數(shù)字化發(fā)展的大障礙。
4 思考高校檔案數(shù)字化建設
在數(shù)字時代的背景下，高校檔案部門面臨著未有的挑戰(zhàn)。檔案部門不能選擇退縮。他們必須有勇氣迎接挑戰(zhàn)，以滿足檔案數(shù)字化管理的迫切需要，探索檔案數(shù)字化建設的可持續(xù)發(fā)展道路，實現(xiàn)歷史與未來的無縫對接。具體來說，我們可以從以下四個方面入手：
4.1 注重發(fā)展，逐步實施高校檔案部門的數(shù)字化建設
主要是對收集的檔案進行數(shù)字化處理，并以數(shù)字記錄、掃描等形式將各種物理載體形式的檔案信息以數(shù)字記錄的形式存儲在光盤、磁盤、便攜式磁盤等各種存儲器中，從而完成現(xiàn)有高校檔案收集的檔案信息向數(shù)字化的轉換。一步一步，突出重點，將更高價值的檔案數(shù)字化，然后考慮學校特色檔案、高利用率檔案等，進行科學的數(shù)字化處理。
4.2 積極提供和利用，充分發(fā)揮檔案的價值
只有通過共享和使用，檔案才能充分反映其價值，做好檔案的使用是檔案的宣傳。高校檔案部門應主動訪問和調查，了解用戶需求，宣傳和介紹檔案，改變過去等待上門的低效服務，主動解決用戶使用中存在的疑問，預測未來開發(fā)利用的趨勢，逐步撰寫檔案使用工作的新篇章。此外，還應定期發(fā)布數(shù)字文件目錄。由于檔案存儲在學校檔案中，大多數(shù)學校員工和學生對檔案的內容不太了解，檔案人員應通過各種方式定期發(fā)布新的數(shù)字檔案目錄，大限度地提高檔案的使用價值，使學校師生了解檔案內容：
一是舉辦專題檔案展。圍繞高校教學、科研工作，舉辦各種形式的檔案展覽，開展愛國主義、愛校主義教育。
第二種方法是編輯和出版檔案相冊。圍繞學校的目的和中心工作，編輯檔案相冊，以必要的文本和圖片描述，全面介紹學校的發(fā)展過程和成就，使師生能夠通過檔案受到影響和鼓勵，激發(fā)愛國主義和學校的情感。
4.3 加強檔案人員培訓和隊伍建設，培養(yǎng)復合型人才
加強檔案數(shù)字業(yè)務劃分，人才的專業(yè)質量要求是具有更全面的知識結構和敏銳的信息意識，良好的信息道德，較強的信息能力，以滿足數(shù)字檔案建設和正常運行的需要。
4.4 原始檔案數(shù)據庫
通過掃描或數(shù)字輸入，將學校收集的珍貴黨政檔案、音像檔案、實物檔案、人事檔案等類別的原件存儲在計算機中，編制標題、責任人、關鍵詞等索引，建立相應的索引數(shù)據庫，實現(xiàn)檔案原貌管理。
總之，高校檔案數(shù)字化建設是一個不斷探索、不斷進步、不斷發(fā)展的過程。只有遵循合理的原則，設定科學的目標，采取正確的方法，才能逐步做好數(shù)字檔案工作，充分發(fā)揮學校教學、科研和管理服務的作用。
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