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  檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表和其他形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一。然而，隨著檔案數(shù)量多、保管條件差、利用率低、管理者知識(shí)單一的問題。解決這些問題的辦法是實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化?必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、建立規(guī)范的管理機(jī)制、建設(shè)復(fù)合型管理團(tuán)隊(duì)三個(gè)方面入手。

  1、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案部門計(jì)算機(jī)的全覆蓋。為了為檔案的發(fā)展提供快速、準(zhǔn)確、完整的檔案信息，計(jì)算機(jī)為我們提供了強(qiáng)大的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)編目檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)檢索、檔案業(yè)務(wù)管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引、文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全覆蓋，才能為檔案管理的信息化提供硬件保障。使用高容量的存儲(chǔ)載體。隨著檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的倉庫壓力，以及檔案自然老化和人為損壞的問題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲(chǔ)難的問題。使用高容量的存儲(chǔ)載體不僅可以減少管理人員的工作量，而且可以提高檔案工作效率。

  二是建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理機(jī)制。在檔案信息化建設(shè)過程中，為了明確相關(guān)責(zé)任，保網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理體系。相關(guān)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別是電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性和完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，是衡量工作效率的標(biāo)準(zhǔn)。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，建立自己的系統(tǒng)，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也難以實(shí)現(xiàn)。

  第三，建立復(fù)合管理團(tuán)隊(duì)，提高檔案管理人員的信息意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助備案、歸檔、記錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳輸和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這要求檔案管理人員不僅熟悉電子文件的特點(diǎn)和電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理，而且掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)知識(shí)，確保檔案信息的完整性和信息的安全。檔案管理人員還應(yīng)根據(jù)自己的工作，加強(qiáng)自學(xué)意識(shí)，積極參與信息教育和培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高專業(yè)質(zhì)量和工作水平。提高檔案管理人員的信息技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，公司企業(yè)應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)系統(tǒng)檔案管理人員進(jìn)行信息技能培訓(xùn)，涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等知識(shí)。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要條件，使檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高工作技能。