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  確定數(shù)字化檔案的存儲方式是數(shù)字化生產(chǎn)系統(tǒng)需要解決的另一個問題。這個問題還包括數(shù)字化后文件存儲格式的選擇、數(shù)字化后文件名的標(biāo)準(zhǔn)化以及文件存儲邏輯結(jié)構(gòu)的確定。同一文件數(shù)字化后可以轉(zhuǎn)換成不同的格式。比如掃描一個文件后，可以以JPEG、BMP、TIF等圖片格式保存。使用哪種存儲格式主要由其通用性、質(zhì)量、存儲容量和特點決定。存儲格式不佳不利于系統(tǒng)的移植，但在通用性和質(zhì)量相同的格式中，我們一般根據(jù)格式的存儲容量和特點來確定存儲格式。例如，掃描同一個頁面文件，并以上述三種格式以相同的質(zhì)量保存后，TIF格式文件占用的存儲容量較低，所以我們在掃描時一般選擇TIF格式作為文件存儲格式。這也是我們圖書館用來掃描一般紙質(zhì)文件的格式。再比如，我們在保存視頻文件的時候，一般都會采用流格式，因為它的特點決定了它更適合在線傳輸。當(dāng)然，格式的選擇沒有標(biāo)準(zhǔn)，需要根據(jù)實際情況靈活選擇。

  在確定文件存儲格式后，我們還需要確定文件名和存儲邏輯結(jié)構(gòu)。好的名稱規(guī)范和邏輯結(jié)構(gòu)可以方便我們組織和引用文件。例如，我們可以為某一類型的文件創(chuàng)建一個目錄，并在該目錄中為該類型文件的子類創(chuàng)建子目錄，從而形成多級目錄結(jié)構(gòu)。對于文件，我們可以使用類似“全宗號”的結(jié)構(gòu)。-目錄號。-案件號。文件號。-頁碼。”以標(biāo)準(zhǔn)化它們的名稱，并將其保存在相應(yīng)的目錄中。這樣，即使沒有文件路徑索引信息，我們也可以很容易地找到文件對應(yīng)的電子文件，同時有利于文件路徑索引信息庫的建立。

  二是數(shù)字化利用體系。

  (a)數(shù)字利用系統(tǒng)的功能。

  數(shù)字化系統(tǒng)應(yīng)該能夠為用戶提供快捷的服務(wù)，為工作人員提供便捷的管理。它包括以下功能：

  1、用戶注冊。

  該功能完成用戶個人信息的登記，登記的信息可作為借出查詢統(tǒng)計的原始數(shù)據(jù)。

  2.文件檢索。

  該功能根據(jù)用戶提供的檢索條件給出所需文件的目錄信息。檔案檢索的范圍不僅包括我館的檔案，還包括通過檔案專網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)檢索其他檔案的館藏。此外，隨著電子政務(wù)的普及，目前的文件可以在網(wǎng)上搜索。

  3.檔案借閱管理。

  該功能完成用戶借閱信息的登記，為用戶提供所需文件，完成復(fù)制文件、收費使用等輔助管理。由于傳統(tǒng)檔案和數(shù)字檔案將長期共存，檔案借閱管理應(yīng)包括傳統(tǒng)檔案借閱管理和數(shù)字檔案借閱管理。兩者的主要區(qū)別是：在借閱傳統(tǒng)檔案的管理中，紙質(zhì)檔案、照片等原始檔案被借閱，借閱的檔案保存在倉庫中，一個檔案只能一個用戶同時使用，檔案被復(fù)制提取;對于數(shù)字檔案借閱的管理，借閱電子文檔，文檔存儲在大容量內(nèi)存中。一個檔案可以同時被多個用戶使用，檔案通過打印和數(shù)字復(fù)制的方式進行復(fù)制。