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當前企業(yè)檔案工作的幾個主要問題

(一)制定法規(guī)企業(yè)檔案工作的法規(guī)和標準

文件管理系統(tǒng)我們的文件管理仍然使用一些過去制定的法規(guī)，規(guī)則和標準，這些規(guī)則和標準是在三中全會，之后的恢復期制定的，顯然不符合現(xiàn)代企業(yè)制度的要求?？蛻魴n案管理軟件，尤其是近年來，在企業(yè)改革方面取得了很大進展，檔案工作不能按照過去的方法進行。我公司在制定企業(yè)檔案標準和規(guī)章制度體系時考慮三個層面。

一層：行政法規(guī)與法規(guī)

這種類型是強制性的，必須由企業(yè)來執(zhí)行，不僅是企業(yè)的檔案部門，企業(yè)法人也要執(zhí)行。如去年發(fā)布的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》(國家檔案局、國家計委、國家經(jīng)貿(mào)委)等。

第二層：標準

建議使用此類文件。與過去相比，我們擴大了標準的數(shù)量。以前有一些強制性的規(guī)定，要轉標準。企業(yè)畢竟是自我管理、自我發(fā)展、自我完善的主體。從檔案工作的角度來看，企業(yè)有權根據(jù)自己的情況制定一些適合自己業(yè)務的規(guī)定。從服務企業(yè)的角度出發(fā)，我們以標準的形式發(fā)布一些與企業(yè)檔案業(yè)務相關的文件。泛普軟件-客戶檔案管理軟件包括：檔案構成的一般要求，電子文件的歸檔等。今后，要把檔案的分類、保管期限、企業(yè)檔案工作的評價等劃分為幾個等級，都要作為標準。推薦這些標準，企業(yè)可以執(zhí)行也可以不執(zhí)行，可以根據(jù)自身特點修改補充，根據(jù)自身實際情況執(zhí)行。

第三層：文檔

以文件、通知或增強意見的形式發(fā)布，約束力較小。我們認為，由于企業(yè)改革的步伐很快，企業(yè)檔案工作面臨許多新問題，但有些問題可能在三、五年內不會拿出一個法規(guī)，法規(guī)等文件。畢竟實踐的發(fā)展還是很不成熟的，比如電子文檔?，F(xiàn)在不同單位的電子文檔管理可能不一樣。很難預測未來信息發(fā)展的情況會是怎樣，也很難把握企業(yè)電子文檔的未來狀態(tài)。為了謹慎起見，現(xiàn)在介紹法規(guī)和該領域的法規(guī)還為時過早，但在此期間電子文檔的管理沒有任何差距。國家檔案局要有一些相應的要求，這項工作要以文件的形式來表達。

上述法規(guī)體系的三個層次，各有各的功能層，可以上升到法規(guī)歸法規(guī)，而不歸法規(guī)的標準，總結起來就是盡量少用法規(guī)和法規(guī)，多用標準為企業(yè)檔案工作提供服務。