檔案整理的優(yōu)勢(shì)及方法有哪些？
來(lái)源：重慶諾信檔案管理服務(wù)有限公司 發(fā)布時(shí)間：2018年08月10日
檔案整理有很多優(yōu)勢(shì)：
1）節(jié)約大量成本
外包企業(yè)具有成套的設(shè)備和完善的系統(tǒng)，可以對(duì)檔案進(jìn)行一些列的處理，并且更加專業(yè)和高效。節(jié)約了企業(yè)整理檔案并安排專人保管和場(chǎng)地租賃的成本。
2）促進(jìn)信息化
支持檔案的多人并發(fā)查詢，極大地提高了公司的檔案信息遠(yuǎn)程共享能力。
3）保證檔案保存完整性
檔案寄存于外包公司庫(kù)房?jī)?nèi)，一般會(huì)較少發(fā)生再次移動(dòng)以及 開盒查檔等，涉及的人員也比較少， 加之對(duì)檔案庫(kù)房的管理也相對(duì)較容易，因此發(fā)生檔案原件損毀和丟失的風(fēng)險(xiǎn) 也相對(duì)較小。
先了解公司服務(wù)安全性：
對(duì)檔案管理公司進(jìn)行選擇的時(shí)候，要注重其安全性。即體現(xiàn)在，檔案公司是否有專業(yè)的設(shè)備和場(chǎng)地，是否擁有國(guó)家認(rèn)可的營(yíng)業(yè)執(zhí)照，場(chǎng)地是否有自主產(chǎn)權(quán)。自主產(chǎn)權(quán)這點(diǎn)非常重要，場(chǎng)地的自主產(chǎn)權(quán)意味著以后的檔案存儲(chǔ)中將缺少很多土地使用的產(chǎn)權(quán)糾紛。從而保障了檔案的安全性。注意在篩選企業(yè)的時(shí)候要對(duì)企業(yè)有個(gè)全面的了解，最好有大公司的認(rèn)可，例如好的檔案館達(dá)到“20防”標(biāo)準(zhǔn)，而普通企業(yè)最多達(dá)到“八防”。
確認(rèn)公司服務(wù)及時(shí)性:
考察檔案中介公司服務(wù)體現(xiàn)在服務(wù)的及時(shí)性以及反饋的及時(shí)性。可以及時(shí)獲得公司檔案的狀態(tài)，對(duì)檔案狀態(tài)進(jìn)行全天候不間斷的監(jiān)督，能夠?qū)n案的詳情進(jìn)行方便的調(diào)閱，并且能夠?qū)τ谄髽I(yè)存儲(chǔ)的檔案的問(wèn)題作出及時(shí)的反饋。
服務(wù)規(guī)模性：檔案整理公司的規(guī)模一定程度上決定了這家檔案整理公司的專業(yè)性。根據(jù)規(guī)模效益性而言，檔案整理公司用于儲(chǔ)存檔案的場(chǎng)地越大，專業(yè)設(shè)備和專業(yè)工作人員對(duì)其的管理越完善。20萬(wàn)平的場(chǎng)地和4000平的場(chǎng)地保存檔案的專業(yè)設(shè)備以及監(jiān)控和管理人員數(shù)量是無(wú)法相提并論的。
1）節(jié)約大量成本
外包企業(yè)具有成套的設(shè)備和完善的系統(tǒng)，可以對(duì)檔案進(jìn)行一些列的處理，并且更加專業(yè)和高效。節(jié)約了企業(yè)整理檔案并安排專人保管和場(chǎng)地租賃的成本。
2）促進(jìn)信息化
支持檔案的多人并發(fā)查詢，極大地提高了公司的檔案信息遠(yuǎn)程共享能力。
3）保證檔案保存完整性
檔案寄存于外包公司庫(kù)房?jī)?nèi)，一般會(huì)較少發(fā)生再次移動(dòng)以及 開盒查檔等，涉及的人員也比較少， 加之對(duì)檔案庫(kù)房的管理也相對(duì)較容易，因此發(fā)生檔案原件損毀和丟失的風(fēng)險(xiǎn) 也相對(duì)較小。
先了解公司服務(wù)安全性：
對(duì)檔案管理公司進(jìn)行選擇的時(shí)候，要注重其安全性。即體現(xiàn)在，檔案公司是否有專業(yè)的設(shè)備和場(chǎng)地，是否擁有國(guó)家認(rèn)可的營(yíng)業(yè)執(zhí)照，場(chǎng)地是否有自主產(chǎn)權(quán)。自主產(chǎn)權(quán)這點(diǎn)非常重要，場(chǎng)地的自主產(chǎn)權(quán)意味著以后的檔案存儲(chǔ)中將缺少很多土地使用的產(chǎn)權(quán)糾紛。從而保障了檔案的安全性。注意在篩選企業(yè)的時(shí)候要對(duì)企業(yè)有個(gè)全面的了解，最好有大公司的認(rèn)可，例如好的檔案館達(dá)到“20防”標(biāo)準(zhǔn)，而普通企業(yè)最多達(dá)到“八防”。
確認(rèn)公司服務(wù)及時(shí)性:
考察檔案中介公司服務(wù)體現(xiàn)在服務(wù)的及時(shí)性以及反饋的及時(shí)性。可以及時(shí)獲得公司檔案的狀態(tài)，對(duì)檔案狀態(tài)進(jìn)行全天候不間斷的監(jiān)督，能夠?qū)n案的詳情進(jìn)行方便的調(diào)閱，并且能夠?qū)τ谄髽I(yè)存儲(chǔ)的檔案的問(wèn)題作出及時(shí)的反饋。
服務(wù)規(guī)模性：檔案整理公司的規(guī)模一定程度上決定了這家檔案整理公司的專業(yè)性。根據(jù)規(guī)模效益性而言，檔案整理公司用于儲(chǔ)存檔案的場(chǎng)地越大，專業(yè)設(shè)備和專業(yè)工作人員對(duì)其的管理越完善。20萬(wàn)平的場(chǎng)地和4000平的場(chǎng)地保存檔案的專業(yè)設(shè)備以及監(jiān)控和管理人員數(shù)量是無(wú)法相提并論的。
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進(jìn)行檔案整理如何選擇檔案公司？
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