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　　1文件信息交換的條件和狀態(tài)

　　(1)交換文件信息的條件

　　文件信息的交換本質(zhì)上是文件信息在時(shí)間和空間上的流動(dòng)和轉(zhuǎn)換。一般來(lái)說(shuō)，要實(shí)現(xiàn)信息交換，必須滿足一般信息系統(tǒng)模型的三個(gè)基本要素，即信息內(nèi)容，信息發(fā)送器和接收器。但是對(duì)于檔案信息，這些條件有時(shí)會(huì)有特殊的表現(xiàn)。

　　作為通信對(duì)象的文件信息具有各種形式，主要可以分為文件原始信息和文件信息處理產(chǎn)品。當(dāng)將原始文件提供給用戶進(jìn)行查看時(shí)，隱含和顯示的內(nèi)容通過(guò)讀者的大腦傳送給用戶，并且文件信息的載體需要保護(hù)原樣并保存。檔案信息產(chǎn)品可以通過(guò)銷(xiāo)售和復(fù)制直接和間接地提供給用戶，其價(jià)值不會(huì)丟失。

　　原始閱讀檔案的形式?jīng)]有明確的信息發(fā)送者，因?yàn)闄n案主要是自然形成的產(chǎn)品。它不像書(shū)籍，雜志，不是為了交流而人工制作和制作的。存檔持有者只是信息的間接傳遞者，而不是直接傳遞者，以便將來(lái)使用或用于傳播和組織文件。檔案信息產(chǎn)品的傳播方式與其他社會(huì)信息相同。因?yàn)橛行畔⒌闹谱髡?，所以有明確的信息傳遞者。

　　在檔案信息交換的先決條件的前提下，檔案信息的交換還需要信息的提供，信息的記錄和信息的傳播。

　　文件信息的內(nèi)容必須通過(guò)相應(yīng)的符號(hào)系統(tǒng)表示，即用語(yǔ)言，單詞和符號(hào)表示。

　　作為檔案信息的傳播者，有必要根據(jù)語(yǔ)言規(guī)則將信息內(nèi)容組織成客觀的交流形式;作為信息的接收者，還根據(jù)相同的語(yǔ)言規(guī)則對(duì)接收的符號(hào)進(jìn)行解密，并且理解由語(yǔ)言符號(hào)表達(dá)的信息。含義。如果雙方對(duì)語(yǔ)言規(guī)則沒(méi)有共同理解，則必須通過(guò)中間轉(zhuǎn)換鏈接以使雙方進(jìn)行通信，否則將無(wú)法進(jìn)行通信。

　　歸檔信息對(duì)物質(zhì)載體有很強(qiáng)的依賴性，物質(zhì)載體不能存在文件信息，文件信息通過(guò)這些載體傳輸。今天，檔案信息載體的形式正在增加。它通?？梢苑譃閮深?lèi)：隱形材料載體是聲波，光波，電磁波等。另一種是有形材料載體，如紙，膜，帶和盤(pán)。

　　不同的材料載體具有相應(yīng)的記錄程序和傳輸方法。人類(lèi)不斷改進(jìn)和發(fā)展各種信息和傳播媒體。新技術(shù)，新方法和新方法的創(chuàng)造和應(yīng)用使新的運(yùn)營(yíng)商和記錄技術(shù)成為可能。傳輸技術(shù)不斷發(fā)展。

　　文件信息可以在特定運(yùn)營(yíng)商上表達(dá)和記錄。只有通過(guò)文件信息傳輸?shù)纳缃换顒?dòng)，才能實(shí)現(xiàn)信息交換。相比之下，過(guò)去檔案信息交流的社會(huì)活動(dòng)形式相對(duì)簡(jiǎn)單。只有保持其特征和性質(zhì)，通過(guò)了解信息的社會(huì)，經(jīng)濟(jì)，政治，文化和精神需求，參與信息社會(huì)復(fù)雜多樣的信息交流活動(dòng)，檔案信息才能達(dá)到新的水平。

　　(2)檔案信息交換的現(xiàn)狀

　　檔案信息交換是檔案信息使用的前提。但是，在過(guò)去這個(gè)問(wèn)題并沒(méi)有引起足夠的重視，更多的人，更多的重點(diǎn)是文件的保存。事實(shí)上，從根本上說(shuō)，檔案保存的目的就是使用它。如果未使用，歸檔將失去其保留值。要使用文件，我們必須注意文件信息的交換。

　　檔案信息交換始終處于某一信息環(huán)境的過(guò)程中，從源頭到目的地，通過(guò)交付渠道。因此，在檔案信息交換問(wèn)題上，我們需要研究和關(guān)注的問(wèn)題是33,360個(gè)文件信息源問(wèn)題，檔案信息交換渠道，檔案信息環(huán)境問(wèn)題，檔案信息需求和信息接收問(wèn)題，以及文件信息系統(tǒng)問(wèn)題。這些問(wèn)題涉及檔案科學(xué)的許多研究領(lǐng)域。

　　文件信息源問(wèn)題需要研究存檔信息的來(lái)源，接收和管理。

　　無(wú)論文件信息源是否廣泛且充分保證，文件信息源是否經(jīng)過(guò)科學(xué)管理和有效利用，都是文件信息交換的基本問(wèn)題。

　　文件信息交換問(wèn)題應(yīng)該研究檔案信息的溝通渠道。通信信道是文件信息源和信息用戶之間的鏈接，使文件信息傳輸能夠正常進(jìn)行。

　　檔案和信息環(huán)境問(wèn)題應(yīng)該研究諸如社會(huì)檔案信息意識(shí)，國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施以及檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用等問(wèn)題。它衡量國(guó)家檔案信息的使用水平。

　　文件信息需求和信息接收問(wèn)題應(yīng)在使用檔案信息和使用檔案信息時(shí)進(jìn)行研究，這是實(shí)現(xiàn)檔案信息使用的一個(gè)重要方面。檔案信息系統(tǒng)問(wèn)題應(yīng)該研究傳統(tǒng)和現(xiàn)代檔案信息管理系統(tǒng)和方法。文件信息系統(tǒng)將分散的文件信息轉(zhuǎn)換為有序系統(tǒng)，通過(guò)一切方式連接文件信息源和文件信息用戶。

　　它可以告訴用戶在哪里獲取所需的文件信息，并在用戶提供用戶所需信息所需的時(shí)間限制內(nèi)回答他們的問(wèn)題。

　　從檔案信息交換所涉及的問(wèn)題來(lái)看，文件信息交換應(yīng)該是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的重要研究領(lǐng)域，也是檔案研究的新課題。

　　2文件信息交換的特點(diǎn)

　　與其他類(lèi)型的信息交換相比，文件信息交換有其自身的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)為:(1)時(shí)間限制

　　與其他社交信息不同，文件信息在一段時(shí)間內(nèi)不能自由交換。檔案館使用一直被認(rèn)為是高度政策導(dǎo)向的工作，檔案信息的用戶主要通過(guò)檔案管理部門(mén)的正式渠道獲取信息，而不是信息用戶自己從非正式渠道接收信息。

　　(2)受控制

　　一般而言，信息交換的范圍越廣，效果越好，檔案信息的交換總是涉及對(duì)通信范圍的控制。只有那些在允許范圍內(nèi)通信的檔案不會(huì)對(duì)國(guó)家，集體或個(gè)人造成傷害，并且可以保證其溝通的效果。

　　(3)可靠性

　　文件信息的正式通信特性也保證了文件信息交換的可靠性。文件信息與其他信息不同，文件中的信息比其他來(lái)源的信息更有說(shuō)服力。

　　(4)依賴

　　文件信息交換的依賴性一方面表現(xiàn)為文件信息交換到文件載體的附件，要求在獲得文件信息時(shí)，源載體應(yīng)該是嚴(yán)格的。保護(hù)，因?yàn)榇鏅n載體是獨(dú)一無(wú)二的，如果它被損壞，將造成巨大的損失;另一方面，檔案信息交換的效果取決于檔案(房間)中存儲(chǔ)的信息的數(shù)量和質(zhì)量。

　　3檔案信息交換方式### ;模式是一種以簡(jiǎn)單和具體的方式表達(dá)事物實(shí)體的方式，是以簡(jiǎn)單的方式類(lèi)比復(fù)雜現(xiàn)象。由于檔案信息交換現(xiàn)象是一個(gè)非常復(fù)雜的現(xiàn)象，為了對(duì)通信現(xiàn)象進(jìn)行具體，系統(tǒng)，全面的調(diào)查，有必要以簡(jiǎn)化的形式再現(xiàn)通信現(xiàn)象，并試圖找到一種簡(jiǎn)潔易懂的方式。描述和解釋交換。處理。因此，人們使用模式來(lái)解釋溝通過(guò)程中的許多理論問(wèn)題，并展示溝通過(guò)程的特征，規(guī)律和約束。模型可以幫助人們理解通信結(jié)構(gòu)，使人們從不同結(jié)構(gòu)的連接中獲得整體印象，揭示系統(tǒng)的各種元素及其相互關(guān)系和約束，并掌握每個(gè)元素和系統(tǒng)之間的關(guān)系以預(yù)測(cè)通信過(guò)程和效果。因此，信息交換模式的研究是探索信息交換規(guī)律的關(guān)鍵。通過(guò)合理的信息交換方式，可以描述信息交換過(guò)程的特點(diǎn)和信息流的運(yùn)動(dòng)規(guī)律，指導(dǎo)信息的組織，處理，檢索，檢索和傳播。

　　#傳統(tǒng);

　　在傳統(tǒng)的信息科學(xué)研究中，根據(jù)信息交換的特點(diǎn)，信息交換可以分為兩種模式:一種是正式的溝通模式，另一種是非正式的溝通模式。非正式通信模式，也稱(chēng)為直接通信，是指信息生產(chǎn)者與信息使用者之間的直接信息交換。它是歷史上最早的傳播方式。今天，我們無(wú)法通過(guò)文學(xué)系統(tǒng)和文學(xué)。在工人的幫助下進(jìn)行的信息交換稱(chēng)為非正式溝通。形式傳播模式，也稱(chēng)為間接傳播，是指通過(guò)文獻(xiàn)和文獻(xiàn)系統(tǒng)進(jìn)行的交流。文檔系統(tǒng)包括文檔編輯，打印和分發(fā)系統(tǒng)，文檔工作系統(tǒng)和文檔傳送系統(tǒng)。信息的生產(chǎn)者和使用者通過(guò)文件系統(tǒng)的中介進(jìn)行通信，以達(dá)到間接信息傳遞的目的。

　　顯然，一般信息可以通過(guò)正式和非正式的信息交換方式進(jìn)行傳播，這兩種形式的交流起著很大的作用，不能以一種形式相互替代。形式。

　　但是，由于檔案的自然形成，檔案信息的原始制作者并不清楚。因此，信息的生產(chǎn)者和使用者之間幾乎沒(méi)有直接的非正式溝通形式。 (當(dāng)然，如果存檔信息已被轉(zhuǎn)換成其他類(lèi)型的信息，如書(shū)籍，材料等。存檔信息的原始內(nèi)容也可以通過(guò)非正式通信模式傳輸，這使得存檔信息在術(shù)語(yǔ)方面缺乏優(yōu)勢(shì)傳輸速度，反饋速度，選擇性和針對(duì)性，但由于檔案的原始信息只能通過(guò)正式的信息交換方式進(jìn)行傳遞，檔案信息具有社會(huì)監(jiān)督系統(tǒng)的檢驗(yàn)，比其他信息更科學(xué)，更可靠。信息來(lái)源。

　　4實(shí)施文件信息交換

　　文件信息交換必須以多種形式進(jìn)行，具體的溝通方式是:●提供文件讀取，貸款，直接配送信息;

　　●制作目錄，材料和完整傳輸信息;

　　●選擇技術(shù)和其他材料來(lái)積極傳輸信息;

　　●使用各種會(huì)議及時(shí)提供信息;

　　●簽發(fā)文件證書(shū)，扮演文件憑證的角色;

　　●提供文件的副本以方便文件的使用;

　　●突出重點(diǎn)，主動(dòng)開(kāi)展決策信息保護(hù);

　　●發(fā)布檔案歷史資料，擴(kuò)大檔案使用范圍;

　　●組織檔案展覽，提高檔案的影響力;

　　●建立檔案信息市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)實(shí)體，推廣檔案信息產(chǎn)品;

　　●使用現(xiàn)代手段快速?gòu)V泛地在檔案中傳播電子信息。

　　隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)檔案信息交換方式的研究應(yīng)特別關(guān)注檔案信息交換網(wǎng)絡(luò)的形成和圖書(shū)館間協(xié)作的實(shí)施。

　　(1)檔案信息交換網(wǎng)

　　檔案館網(wǎng)絡(luò)是將各種檔案和檔案從上到下，從縱向到橫向，系統(tǒng)地，科學(xué)地形成全國(guó)各級(jí)統(tǒng)一，多形式，多層次，多功能，分布均勻，協(xié)作的系統(tǒng)。文件網(wǎng)絡(luò)可以包括三級(jí):第一級(jí)是文件組織網(wǎng)絡(luò)，第二級(jí)是文件工作信息網(wǎng)絡(luò)，以及文件信息傳輸網(wǎng)絡(luò)。

　　形成文件工作信息網(wǎng)絡(luò)必須建立一個(gè)全面的，多層次的檔案目錄中心，形成一個(gè)中央，省級(jí)和區(qū)域三級(jí)文件目錄中心并連接成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)，利用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備組成A整合檔案信息的通信網(wǎng)絡(luò)。

　　文件網(wǎng)絡(luò)建設(shè)可以彌補(bǔ)地區(qū)間檔案的差異，有利于促進(jìn)圖書(shū)館之間的信息交流，滿足新時(shí)期社會(huì)的需求。

　　檔案網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)是提供檔案信息的社會(huì)發(fā)展的要求。檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的客觀規(guī)律和檔案的必然發(fā)展。

　　(2)加強(qiáng)圖書(shū)館間合作## ;圖書(shū)館間協(xié)作是豐富館藏的有效方式，是滿足用戶需求的有效方式，也是改善檔案工作的有效措施。圖書(shū)館間協(xié)作不僅有助于提高檔案業(yè)務(wù)的管理水平，增強(qiáng)檔案館的館藏能力，優(yōu)化檔案館的使用條件，還有助于推動(dòng)檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)，促進(jìn)檔案館的全面發(fā)展。開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源。它還有助于促進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)的共同改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

　　圖書(shū)館間合作的方式可以是:用于建立工作信息，組織訪問(wèn)，提供檔案，交換檔案，舉辦檔案展覽，舉辦各種學(xué)術(shù)報(bào)告和研討會(huì)。